「確定申告の必要書類を知りたい」
「きちんと確定申告ができるか不安」
このような疑問・不安をお持ちの方は多いのではないでしょうか。
確定申告ではフリーランスや会社員、アルバイトの方など、状況によって準備するべき書類が異なり、混乱することもあるでしょう。そこでこの記事では、立場に応じた確定申告に必要な書類と、提出方法をわかりやすく解説します。
適切な準備をすることで時間・手間を大幅に削減でき、ストレスのない申告が可能です。確定申告をスムーズに進め、安心した気持ちで新年度を迎えましょう。
確定申告の必要書類【フリーランス・会社員共通】
確定申告では準備する書類が多く、何をすれば良いのか悩む方も多いでしょう。以下ではフリーランスや会社員を問わず、確定申告に共通して必要な書類をご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
- 確定申告書
- 本人確認書類
- 所得を証明できる書類
- 控除を証明する書類
- 還付金を受け取る銀行口座
確定申告書
年間所得額や控除額を記載し、税金を計算する基となる書類が確定申告書です。会社員やフリーランスを問わず、申告時には必ず提出が求められます。
なお確定申告書には「申告書A」「申告書B」の2種類があります。申告書Aは給与所得者や年金所得者など、シンプルな所得構成の場合に使いましょう。申告書Bは事業所得や不動産所得など、多様な所得構成に対応します。
確定申告書は税務署やインターネットで入手可能なので、事前に用意しておきましょう。
本人確認書類
確定申告では、本人確認のためにマイナンバーカードなどの証明書類が必要です。
マイナンバーカードがあれば、そちらを証明書類として使うことができます。もしカードを持っていない場合は「通知カード」や「マイナンバー付き住民票の写し」などの番号が確認できる書類に加え、運転免許証・健康保険証などの身元確認書類をそれぞれ1枚ずつ用意しましょう。
近年、e-Taxを利用する電子申告が一般的になり、書類提出の負担が大幅に軽減されています。マイナンバーカードを利用すれば、必要な本人確認もデジタルで完結します。
所得を証明できる書類
正確な所得を記載するには、収入を証明できる書類が欠かせません。個人事業主の場合は、収支内訳書や青色申告決算書が必要です。
会社員は源泉徴収票を用意するだけで十分です。これらの書類を参照することで、申告書類の記入ミスを防げます。
控除を証明する書類
医療費控除や寄附金控除など、年末調整で申告できない控除を受ける場合は、それを証明する書類を準備してください。たとえば医療費控除には、医療費の明細書や通知書が必要です。
これらは関連機関から送付されるので、紛失しないように管理しましょう。
還付金を受け取る銀行口座
確定申告書には、還付金を受け取る銀行口座を記載します。正確な情報を記入するために、通帳やキャッシュカードを準備しておきましょう。
なお、口座は申告者本人名義でなければなりません。
フリーランスの確定申告に必要な書類
確定申告はフリーランスにとって避けられない手続きです。必要な書類を事前に揃えることで、スムーズに手続きを進められるでしょう。
以下では、フリーランスが確定申告をする際に必要な書類についてご紹介します。
- 確定申告書（第一表・第二表）
- 収支内訳書と決算書
- 本人確認書類
- 控除証明書類
確定申告書（第一表・第二表）
確定申告では、第4表まである申告書の第一表と第二表が必須です。確定申告書は税務署や市区町村の窓口で直接受け取れますが、国税庁の公式サイトからのダウンロードも可能です。
収支内訳書と決算書
フリーランスは、白色申告か青色申告のどちらかを選んで申告します。白色申告者は「収支内訳書」、青色申告者は「青色申告決算書」の作成が必要です。
収支内訳書や青色申告決算書は、1年間の収入と経費をまとめた重要な資料です。青色申告を選ぶと最大65万円の控除が適用されるため税負担を軽減できますが、事前に税務署への申請が必要で、提出書類が増えるため手続きはやや複雑です。
なおe-Taxを利用しない青色申告は、55万円までの控除になります。
本人確認書類
確定申告書にはマイナンバーの記載が求められ、本人確認書類が必要です。マイナンバーカードがあれば本人確認は1枚で完了します。
しかし、マイナンバーカードがない場合は、通知カードや住民票の写しと、運転免許証・健康保険証などの身元確認書類を組み合わせて提出しましょう。
e-Taxを利用する場合はマイナンバーカードで電子申告が可能で、紙の書類を添付する必要はありません。
控除証明書類
医療費控除や寄附金控除などを受ける場合は、控除の適用を証明する書類を用意しましょう。以下は代表的な控除証明書類の例です。
- 医療費控除･･･医療費控除の明細書
- 寄附金控除･･･寄付金の受領証書
- 社会保険料控除･･･社会保険料控除証明書
このように控除内容に応じた書類を揃えることで、スムーズに控除を受けられます。
会社員の確定申告の必要書類
会社員は通常、源泉徴収と年末調整によって所得税が精算されるため、確定申告は不要です。
しかし、医療費控除や住宅ローンなどの控除を受ける場合や、副業収入がある場合、複数の雇用先がある場合、給与収入が2,000万円を超える場合などには確定申告が必要です。
以下では、フリーランスと共通する書類以外で、会社員が確定申告を行う際に必要な書類を解説していきます。源泉徴収票は必ず用意したいですが、それ以外はケースによって必要書類が異なります。
源泉徴収票
確定申告書に記入する際に、源泉徴収票に書かれた情報が必要なため、源泉徴収票を用意しましょう。なお、源泉徴収票を確定申告書に添付する必要はありません。
会社に依頼しても源泉徴収票を交付してもらえない場合は、国税庁での交付手続きが必要です。また源泉徴収票を紛失した場合は、再発行も可能ですが、源泉徴収票が届くまで時間がかかります。
医療費控除を受ける場合
年間の医療費が10万円を超える場合、または所得金額の5％を超える場合は医療費控除を受けられます。その際には以下の書類が必要です。
- 医療費控除の明細書･･･支払った医療費の詳細が書かれている
- 医療費通知･･･医療保険者から発行される支払証明書
領収書の添付は不要ですが、後日確認のため提出を求められる場合があるため、申告期限後5年間は保管しておきましょう。
住宅ローン控除を受ける場合
新築時に利用できる住宅ローン控除を受けるには、以下の書類が必要です。
- 住宅借入金等特別控除額の計算明細書
- 住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
- 家屋や土地の登記事項証明書
- 工事請負契約書または売買契約書の写し
会社員の場合、住宅ローン控除の確定申告は1年目のみ必要で、2年目以降は年末調整で手続きが完了します。
寄附金控除を受ける場合
ふるさと納税やその他の寄付を行った場合、寄附金控除が適用されます。確定申告時には次の書類を用意しましょう。
- 寄付金の受領証書･･･寄付先の自治体や団体から送付される
- 専用振込用紙の受領書･･･寄付金を支払ったことを証明する
とくに5団体以上に寄付をした場合は確定申告が必須となるため、受領証書を紛失しないよう保管してください。
雑損控除を受ける場合
災害・盗難などで資産に損害を受けた場合、雑損控除が適用されます。その際は以下の書類が必要です。
- 損害に関する領収書･･･修理費用や損害額を証明する
- 被害状況報告書･･･被害内容を具体的に記載した資料
確定申告書の「雑損控除に関する事項」の欄に記載すると共に、上記の書類を添付しましょう。
アルバイトの確定申告の必要書類
アルバイトをしている方にとって、確定申告は馴染みが薄いかもしれません。しかし所得控除を受けたり、税金の還付を申請したりするためには必要です。
またアルバイトの場合、年末調整で所得税が精算されることが多いですが、以下の条件に該当する場合も確定申告が必要です。
- 年間収入が103万円を超える･･･扶養控除の対象から外れるため
- 複数のアルバイトを掛け持ちしている･･･すべての給与を合算して申告する必要があるため
これらの条件を満たしている場合、必要書類を揃えた上で期限内に確定申告を行いましょう。
アルバイトの方の確定申告では、以下の書類を用意しましょう。
- 確定申告書
- 源泉徴収票
- マイナンバー関連書類
- 控除証明書
- 銀行口座情報
確定申告書
アルバイトやパートの収入を申告する際に使用します。国税庁のホームページからのダウンロードや、税務署や役所の窓口で入手可能です。必要に応じて郵送でも手に入ります。
源泉徴収票
アルバイト先から発行される給与明細書のようなもので、年間の収入や天引きされた税額が記載されています。アルバイトを掛け持ちしている場合は、すべてのアルバイト先から受け取る必要があります。
源泉徴収票を紛失した場合は、アルバイト先に再発行を依頼しましょう。それが難しい場合は、給与明細を基に1年間の収入を計算しなくてはなりません。
アルバイト先が源泉徴収票を発行してくれない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付届出書」を提出することで対応できます。ただし手続きには時間がかかる場合があるため、早めの届出が必要です。
マイナンバー関連書類
マイナンバーカードまたは通知カードと、運転免許証やパスポートなどの身元確認書類が必要です。オンラインで申告する場合はマイナンバーカードがあると便利です。
控除証明書
控除証明書は保険会社や日本年金機構から発行される証明書類で、医療費控除や生命保険料控除、寄附金控除などを申請する場合に必要です。
控除証明書が手元にない場合は、保険会社や自治体に連絡して再発行を依頼してください。また医療費控除の場合は、病院ごとに支払った金額をまとめて明細書を作成します。
銀行口座情報
税金の還付を受けるために、通帳やキャッシュカードを用意します。確定申告書に、口座番号を正確に記載しましょう。
短期アルバイトの場合は？
短期アルバイトや日雇いの場合、契約が終了すると年末調整が行われないケースがあります。この場合は給与明細を基に年間収入を算出し、自身で確定申告を行う必要があります。
アルバイト先によって給与の支払い方法が異なることもあるため、すべての明細を保管しておきましょう。
確定申告書の提出方法
確定申告書を提出する方法は大きく分けて3つあります。それぞれの方法にメリットとデメリットがあり、どの方法が最適かは状況や目的によって異なります。
- 窓口での提出
- 郵送での提出
- e-Taxでの提出
窓口での提出
税務署の窓口に直接持参する方法は、最も一般的です。担当者に書類を渡すだけで手続きが完了するため、初心者でも安心して利用できます。
窓口提出の最大のメリットは、書類の不備をその場で確認してもらえる点です。「必要な書類が揃っているか」「形式に問題がないか」といった基本的な確認が行われるため、不備による手続きの遅延を防げます。
また申告書のコピーを用意しておくと、収入証明や次年度の申告の参考になるのでおすすめです。
ただし窓口では、確定申告の期限直前は長蛇の列ができることが多く、待ち時間が長くなることがあります。そのため、早めの申告が求められるでしょう。また平日は窓口が閉まっているため、不便に感じる方もいるかもしれません。
郵送での提出
郵送での提出は、税務署が近くにない方や、開庁時間に訪問できない方に適しています。必要な書類を準備し、郵便局から送付するだけで手続きが完了します。
メリット
郵送は手軽で、自宅から手続きが完了する点が魅力です。書類をポストに投函するだけで済むため、窓口に行く手間が省けます。また、期限日の消印が押されていれば、期限内に提出したとみなされる点も安心です。
注意点
郵送の場合、提出書類に不備があるかどうか確認ができません。不備があった場合、書類の修正に時間がかかることがあります。また、郵送代がかかるほか、控えを残したい場合は返信用封筒を同封する必要があります。
e-Taxでの提出
e-Taxは、インターネットを利用して申告を行う方法です。自宅のパソコンやスマートフォンから、オンラインで24時間手続きが可能で、近年利用者が増加しています。
また青色申告の場合、要件を満たせば最大65万円の控除を受けることができる点も大きな魅力です。さらに源泉徴収票や社会保険料控除証明書など、一部の書類の提出を省略できるケースがあり、手続きが簡略化できる点も良い点です。
ただしe-Taxを利用するには、マイナンバーカードやICカードリーダーライターが必要なケースがあります。利用方法に慣れるまで時間がかかることがありますが、一度環境を整えれば翌年以降も利用できるため、長期的には効率的な手段といえます。
必要書類を揃えてスムーズに確定申告しよう
確定申告の準備は複雑に思えるかもしれませんが、必要書類を早めに揃えておくことでスムーズに手続きが進められます。たとえばフリーランスの場合は収支内訳書や青色申告決算書、会社員は源泉徴収票、アルバイトや年金受給者もそれぞれの状況に応じた書類が必要です。
また控除を受ける際には、関連する証明書を揃えておくことが大切です。提出方法は窓口、郵送、e-Taxの3つから選べて、とくにe-Taxは時間・手間を大幅に削減できるので効率的でしょう。
適切な準備で申告の負担を軽減し、安心して新しい年度を迎えましょう。まずは必要書類をリストアップして、さっそく準備を始めてみてください。
執筆者名Ruben
編集企画CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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