法人の住所変更や、個人事業主の住所変更に関する手続きでお悩みではありませんか？住所変更は事業運営に欠かせない手続きのため、確実に行わなくてはなりません。
しかし「どこで何をすればいいのか」「期限を守れるのか」と不安を抱える方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、住所変更の必要書類や手続きの流れを、具体的に解説していきます。
法務局や税務署などで適切に住所変更を行うことで、罰則や行政指導のリスクも回避できるため、ぜひ参考にしてみてください。
法人・個人事業主の住所変更が必要になるケース
法人や個人事業主にとっての住所変更は、事業運営に大きな影響を与える重要な手続きです。本店や事業所の所在地が変わると、法務局や税務署などでの手続きが必要です。
手続きしないと罰則が科されたり、事業運営に支障をきたしたりする可能性もあります。どのような場合に住所変更が必要になるのか、手続きのポイントをしっかりと理解しておくことが重要です。
以下では法人と個人事業主、それぞれの住所変更が必要なケースについて解説します。
法人の住所変更が必要なケース
以下のようなケースでは、法人や会社の住所変更が発生します。
- 本店や支店を移転する場合
- 代表者の住所を変更する場合
本店・支店を移転する場合
法人の登記上の所在地である本店を、別の場所に移動する際は住所変更手続きが必須です。会社の意思決定を行う重要な場所を変更するため、法務局への登記変更手続きや税務署などへの届け出が必要です。
また事業を行う拠点である支店を移転する場合も、住所変更を行います。本店移転に比べると手続きは簡略化されますが、税務署や自治体などへの届け出を忘れないようにしましょう。
法人が本店や支店の所在地を変更する際には、移転日から2週間以内に本店移転登記を行わないと登記懈怠となり、代表者に対して100万円以下の過料が科される可能性があるので注意しましょう。これに加え、登記後には税務署や都道府県税事務所、市区町村役場などでの手続きも発生します。
代表者の住所を変更する場合
会社の代表取締役が住所を変更した場合にも、会社法に基づき変更登記の手続きを行います。登記事項として代表者の住所が法務局に登録されているため、引越し後2週間以内に法務局での変更手続きが必要です。
また、これ以外にも会社の合併や分割、商号変更など法人に関する重要な変更が生じた場合にも、住所変更手続きが必要になることがあります。
個人事業主の住所変更が必要なケース
以下のようなケースでは、個人事業主でも住所変更が必要です。
- 納税地を変更する場合
- 事業所の住所を変更する場合
納税地を変更する場合
個人事業主が引越しをすると、所得税を納めるための「納税地」も変更になります。納税地は通常、住民票の住所に基づきます。ただし2023年以降は、納税地の変更に関する届け出は不要となったため、新しい住所を確定申告書に記載する方法で対応可能です。
なお年の途中で税務署からの書類送付先を変更したい場合も、手続きが発生します。
事業所の住所を変更する場合
事業所を移転した場合、「個人事業の開業・廃業等届出書」を移転日から1か月以内に税務署へ提出する必要があります。期限を過ぎると税務署との手続きが遅延し、旧住所に通知が送付されたり確定申告に不備が発生したりして、事業に影響が出るケースがあるので注意しましょう。
金融機関や取引先への住所変更連絡も忘れずに行ってください。なお法人・個人事業主の住所変更手続きには期限が設けられており、遅延すると罰則が科される場合があります。
また社会保険や労働保険に加入している場合、年金事務所や労働基準監督署などへの届け出も必要となることがあります。詳細は各行政機関に確認し、漏れのないよう手続きを進めましょう。
法人が住所変更をする手続きの流れと注意点
まずは法人の住所変更の流れと注意点について解説していきます。
法人が住所変更を行うには、法務局・税務署など複数の機関での手続きが必要です。手続きに漏れがあると事業運営に影響を及ぼす可能性があるため、正確に進めることが重要です。
ここでは、以下のようなケース別に住所変更の流れと注意点をご紹介します。
- 移転先が現住所の法務局の管轄外にある場合
- 移転先が現住所と同じ法務局管轄の場合
- 代表者が住所変更した場合
移転先が現住所の法務局の管轄外にある場合
現住所の法務局の管轄外に移転先がある場合は、以下のような流れで手続きを行います。
①株主総会での決議
②引越し
③法務局での登記申請
④各種機関への届け出
① 株主総会での決議
株式会社の場合、本店所在地の変更を行うには、株主総会での特別決議が必要です。これは会社のルールが記載された定款の変更を伴うためです。議決権の過半数を持つ株主が出席し、出席者の3分の2以上の賛成で決議が成立します。
取締役会が設置されている場合は取締役会も開催しましょう。これは移転先・移転日を決めるためです。取締役会がない場合は、取締役の過半数で移転を決定します。また法務局での手続きのために議事録・取締役決定書は必ず作成してください。
②引越し
株主総会と取締役会での決議後、実際のオフィス移転を行います。引越し後すぐに業務を開始できるよう、オフィスのレイアウト変更や通信環境の整備など、準備を進めておきましょう。
③法務局での登記申請
移転日から2週間以内に、法務局で住所変更登記を行います。新しい所在地を管轄する法務局で手続きを行うので、事前に関連書類を用意しておきましょう。提出する主な書類は以下の通りです。
- 本店移転登記申請書
- 株主総会議事録
- 取締役会議事録または取締役決定書
また場合によっては移転先の賃貸借契約書や地図が必要になるため、事前の確認は必須です。
④各種機関への届け出
法務局での手続き後は税務署・年金事務所・労働基準監督署などへの変更届を行います。各機関には申請期限が設定されているため、早めに対応することが大切です。
移転先が現住所と同じ法務局管轄の場合
現住所と同じ法務局の管轄内で移転する場合は、定款の変更を伴わないことが多いため、株主総会での特別決議は不要です。ただし定款に地番まで記載されている場合は定款変更が必要となり、株主総会の決議が求められます。
取締役会で移転先や移転日を決定し、その後の引越し・法務局での手続き・各種機関への届け出は、管轄外移転の場合と同じように行いましょう。
代表者が住所変更した場合
株式会社の代表取締役や、合同会社の代表社員が住所を変更した場合も、変更登記が必要です。代表者の住所は登記事項として記載されているため、変更後2週間以内に法務局へ申請を行いましょう。
変更登記の申請期限は2週間以内ですが、期限を過ぎると過料が科される可能性があります。余裕をもって手続きしてください。
なお代表者の自宅を本店所在地としている場合は、住所変更と本店所在地変更を同時に手続きすることも可能です。
個人事業主が住所変更をする手続きの流れと注意点
お次は、個人事業主が住所変更をする手続きの流れと注意点を解説していきます。手続き内容を正しく理解し、スムーズに手続きを進めましょう。
納税地変更の手続き
個人事業主が住所を変更する場合、納税地の移転が必要かどうかは状況によって変わります。
自宅のみ移転し、事務所は変わらない場合
自宅のみの移転の場合は、基本的に手続きは不要です。確定申告書に新しい住所を記載することで対応可能です。
ただし社会保険や各種契約の住所変更は、忘れずに行いましょう。
自宅は変わらず事務所のみを移転する場合
自宅は変わらず事務所のみ移転する場合は「所得税・消費税の納税地の異動又は変更に関する申出書」の提出が必要な場合があるため、事前に税務署へ確認しましょう。また、開業届の変更や社会保険関連の手続きも必要です。
振替納税の手続きについて
振替納税を利用している場合、管轄の税務署が変更されなければ、手続きを行わずに次回以降も自動的に振替が継続されます。しかし税務署が変更された場合は、振替納税を継続するための手続きが必要です。
「預貯金口座振替依頼書」を変更後の税務署に提出すると、振替納税の手続きができます。ただし税務署の管轄が変更されると、振替が一時的に停止される場合があります。
その場合は納期限を超過しないよう、金融機関での窓口やコンビニエンスストアなど、別の場所・方法で税金を納付する必要があるでしょう。納税手続きをインターネット上で行えるe-Taxを利用して、オンラインで提出することも可能です。
また納税地の変更に伴い、次のような機関でも手続きが必要になる場合があります。
- 都道府県税事務所…個人住民税や事業税に関する変更手続き
- 年金事務所…国民年金や健康保険関連の住所変更
- 労働基準監督署…雇用保険や労働保険に関する手続き
また事業用の銀行口座やクレジットカード、車両登録など、事業運営に関連する契約内容の変更も忘れずに行いましょう。
個人事業主が事業所の住所変更する手続き
個人事業主が事業所の住所を変更する場合にも、いくつかの手続きが必要です。手続きを怠るとトラブルの原因になるため、忘れずに行いましょう。
住所変更の基本的な手続き
個人事業主が事業所を移転した際には「個人事業の開業・廃業等届出書」を所轄の税務署に提出する必要があります。この書類は、事業所の所在地や納税地に変更があった場合の届け出として必須です。
同一市内での移転で納税地に変更がない場合でも、届けが必要です。提出時には、移転に伴い発生する他の手続きも併せて進めると効率的です。事前に税務署に連絡して支払っている税金や移転内容を伝えて確認すると、手続き漏れを防げます。
「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」について
給与を支払う事務所の移転時には、『給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書』を税務署に提出する必要があります。もちろん給与を支払う機会がなければ、提出は必要ありません。
詳細については、税務署に確認してみてください。
労働保険・社会保険の住所変更手続き
事業所が労働保険や社会保険（健康保険や厚生年金）に加入している場合は、追加で手続きが必要です。移転後の事務所所在地を管轄する年金事務所（または事務センター）に以下の書類を提出しましょう。
- 健康保険・厚生年金保険事務所関係変更（訂正）届出書
- 適用事業所所在地・名称変更（訂正）届
これらの書類は日本年金機構のウェブサイトからダウンロード可能です。書類は電子申請にも対応しているため、必要に応じて活用しましょう。
また提出期限は移転から5日以内と定められているので、忘れないよう注意してください。期限を過ぎると、通知の遅延や行政指導の対象となる可能性があります。
住所変更の確定申告への影響
引越しをした年の確定申告では、住所変更に伴う手続きが必要です。基本的には引越し先の住所を管轄する税務署で確定申告を行いますが、以下の期間に住所変更を行う場合は、住民税の納付先や記載する住所を間違うトラブルが発生しやすいので注意しましょう。
1月2日～2月15日の間に引越しをした場合
新しい住所地で確定申告を行いますが、住民税の納付は1月1日時点の住所地で行うため、住民税を支払う際に記載する住所を間違えないようにしましょう。
確定申告期間中（2月16日～3月15日）に引越しをした場合
確定申告時に居住している住所地を基準に、税務署を選びます。申告後に引越しをした場合は、引越し前の住所地を管轄する税務署で手続きを行いましょう。
税務調査への対応準備も必要
引越し費用を経費として計上する場合は税務調査が入る可能性もあるため、説明できるように準備しておくことが大切です。特に自宅兼事務所の場合は計算が曖昧だと問題になることがあります。
税務調査があった際に不明瞭な支出を指摘されることがないよう、領収書や事業用割合の計算根拠を明確にし、適切に記録・管理しておきましょう。
法人・個人事業主が住所変更をするメリット
法人や個人事業主が住所変更することで、さまざまなメリットが得られます。以下では法人と個人事業主ごとに、それぞれの住所変更のメリットをご紹介しています。
メリットを知ると、煩雑な手続きのモチベーションアップにつながるでしょう。
法人が住所変更をするメリット
法人が住所変更をすると、次のようなメリットを得られる場合があります。
事業拡大をアピールできる
法人が住所を変更する際、多くの企業はプレスリリースなどで移転情報を公表します。これにより「成長している企業だ」という印象を与えられて、他社や顧客からの注目度が高まります。
特に事業拡大や設備の充実を目的とした移転であれば、ポジティブなイメージを発信する絶好の機会です。
またプレスリリースを通じて自社のウェブサイトへの流入が増え、新たなビジネスパートナーとのつながりが生まれるケースもあります。よって移転の際には、プレスリリースを積極的に活用することをおすすめします。
社員のモチベーションが向上する
移転によって新しく清潔感のあるオフィス環境が整うと、社員の働きやすさに直結します。「古い」「狭い」「汚れている」といった環境では、どれだけ魅力的な事業内容を持つ企業でも、社員のモチベーションが下がるケースがあるからです。
ただし、社員の満足度を上げることだけを目的とした移転は推奨できません。コストや他の利点・課題を総合的に考慮し、移転の必要性を見極めた上で実施することが重要です。
採用活動に好影響が出る
求職者は企業の所在地やオフィスの外観を確認することが多く、魅力的な事業内容でも環境に問題があれば応募を見送る場合があります。特に中途採用を希望する人材にとって、職場環境の印象は応募動機に大きく影響します。
「応募が少ない」「優秀な人材が集まらない」と感じている企業の場合、外観や利便性の良いオフィスへの移転を検討することが、採用活動の改善につながるケースもあります。
経費を削減できる
地方への移転は、賃料や人件費の削減に効果的です。交通費の削減やマイカー通勤の促進など、移転に伴う経費カットのポイントはさまざまあります。都市部の高額な賃料を抑え、コストの効率化を図れるでしょう。
自宅を本店住所とする場合も、メリットがあります。オフィス賃料や水道光熱費などの固定費が削減されるため、大幅な経費節約が期待できるでしょう。通勤も不要になるため、時間を有効に活用できる点も大きなメリットです。
個人事業主が住所変更をするメリット
個人事業主が自宅とは別に事業用住所を設けると、さまざまなメリットを得られます。実際のオフィスだけでなく、バーチャルオフィスを事業用住所として利用するケースもあるでしょう。
以下では個人事業主が事業用住所のために、住所変更するメリットをご紹介します。
プライバシーを守れる
自宅を事業所にしている場合、名刺やホームページに自宅の住所を記載するのが一般的です。しかし、これではプライバシーやセキュリティ上の不安が生じることがあります。特に、不特定多数の人に住所が知られることを懸念する人が少なくありません。
一方で、住所を公開しないと郵便物の受け取りが難しくなったり、信用度が低下したりするリスクがあります。そこで自宅以外に事業用住所を設ければ、こうした課題も解決できるでしょう。
クライアントとの打ち合わせがスムーズになる
クライアントや取引先との対面打ち合わせが必要な場合、自宅を事業所にしていると対応が難しいことがあります。特に、小さい子どもがいる場合や、ワンルームなどスペースが限られている場合は、自宅では落ち着いた環境を整えるのが難しいかもしれません。
事業所を別に設けることで、打ち合わせスペースの確保が容易になります。最近では、コワーキングスペースやシェアオフィスの利用も一般的で、これらには会議室や応接室が併設されていることが多く、柔軟な対応が可能です。
オンとオフの切り替えがしやすくなる
自宅を事業所にしていると、仕事とプライベートの境界が曖昧になる傾向があります。時間管理が難しくなったり、集中力が欠けたりすることも考えられます。
そこで自宅とは別に事業所を構えると、自然と仕事モードに切り替えられて、オンとオフのメリハリがつくでしょう。仕事の生産性を高めたい人にとっては、仕事場を事業所に住所変更することが推奨されます。
住所変更手続きで困った時の相談先
法人や個人事業主が住所変更を行う際、手続きが複雑で困る場合もあるでしょう。登記や税務、その他の手続きについて不安がある場合には、専門家に相談することでスムーズに解決できます。
ここでは、住所変更手続きに役立つ主な相談先をご紹介します。
- 法務局
- 税務署
- その他の専門家（司法書士・税理士）
法務局
法務局では住所変更に伴う登記手続きについての、申請書の書き方や提出方法などを相談できます。提出期限や必要書類に関する情報も提供してもらえるので、手続きの準備段階で早めに相談すると良いでしょう。
また法務局の窓口や公式ウェブサイトでは、登記手続きの詳細なガイドラインが公開されています。登記に関する知識がない方も、必要な情報を得られます。
税務署
税務署では、税務に関する手続きをサポートしてくれます。住所変更に伴い税務署への届け出が必要となる場合に、税金に関する申告や届け出方法についてのアドバイスを受けられます。
税務手続きにおける提出期限や必要な書類についても詳しく教えてもらえます。特に法人税や所得税に関連する手続きは複雑になることが多いため、不明点があればその都度税務署に相談することをおすすめします。
その他の専門家（司法書士・税理士）
住所変更手続きが複雑で手間がかかる場合や、専門的な知識が必要な場合には、司法書士や税理士といった専門家に相談するのも有効です。
司法書士は登記手続きのプロフェッショナルであり、住所変更に伴う登記申請を代行してくれるほか、必要書類の準備や内容確認なども行ってもらえます。
税理士は税務関連のエキスパートとして、税金の申告や届け出に関するアドバイスをしてくれます。法人税や消費税、所得税に関する手続きもサポートしてくれるでしょう。
これらの専門家に依頼することで住所変更手続きのミスや遅延を防ぎ、安心して事業を進められます。
適切な住所変更でビジネスを円滑に進めよう
法人や個人事業主が住所変更を行う際には、法務局・税務署をはじめとする複数の機関での手続きが必要です。本店や事業所の移転、代表者の住所変更、納税地の異動など、状況に応じた対応が求められます。
住所変更は煩雑に思えるかもしれませんが、メリットも多いです。社員のモチベーションが向上したり採用活動が活発化したり、クライアントとの打ち合わせがスムーズになったりと、事業への良い影響が期待できます。
もし手続きで迷った時は法務局や税務署、司法書士、税理士の力を借りるのもおすすめです。住所変更の手続きを正しく行い、ビジネスの成功に向けて新たな一歩を踏み出してみてください。
執筆者名Ruben
編集企画CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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