法人カードの不正利用を防ぐには？社内ルールの決め方や対策を解説

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法人カードの、不正利用への対策が不安ではありませんか？不正利用は小規模な企業でも起こり得る問題で、被害に気づくのが遅れるほど損失も大きくなります。

実は「法人カード利用企業の約3分の1が、何らかの不正使用を経験している」というデータがあります。

出典：法人間決済に関する不安や実体験に関するアンケート調査｜月間総務オンライン

そこでこの記事では、不正利用を未然に防ぐための具体的な対策を徹底解説していきます。明確なルール設定やカード管理方法が分かれば、安全で効率的な経費管理が実現し、企業としての信頼も高まるはずです。

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法人カードの不正利用のリスクについて

法人カード（コーポレートカード）は経費管理を効率化できる便利なツールですが、利用には常にリスクが伴います。なかでも注意が必要なのが「不正利用」です。被害が発生すると、企業の信頼や財務に大きな影響を及ぼす可能性があります。

まずは以下で、法人カードに潜む不正利用のリスクについて解説していますので、安全にカードを活用するために目を通しておきましょう。

紛失や盗難による不正利用

法人カードは従業員ごとに追加カードを発行できるため、発行枚数が増えるほど管理が複雑になります。またカードを紛失した場合、第三者に悪用されるおそれがあるため注意が必要です。

特に法人カードは個人カードと比べて利用枠が大きい傾向にあるため、不正に使われた場合の損害も大きくなります。物理的に管理するだけでなく、利用履歴もこまめにチェックする習慣を持つことも大切です。

情報漏えいによる不正利用

カード本体が手元にあっても、番号やセキュリティコードが流出すると不正利用されるリスクが高まります。情報漏えいの原因として多いのが、フィッシング詐欺や偽サイトへの誤入力、サイバー攻撃、社内からの情報漏えいです。

また社内のセキュリティが甘いと、外部からの不正アクセスによって情報が盗まれることも考えられます。情報を取り扱うシステムにはアクセス制限を設け、従業員への教育も徹底しましょう。

社内での「うっかりミス」もリスク要因

経理担当者の約3人に1人が、法人カードの不適切な使用を経験しています。その中には「個人用カードと間違えて私的に使ってしまった」「支払い期限を過ぎたカード請求が届いた」といったヒヤリとするミスも含まれています。

こうしたカードの取り違えや事務作業の抜けを防ぐには、申請や承認のフローを簡略化し、誤操作を減らす工夫が必要です。利用先や金額の制限をかけられる法人カードを選ぶのも有効な対策です。

法人カードの社内ルールと管理方法

法人カードを適切に運用できないと不正利用によるトラブルが生じ、会社の信用や利益を損ないます。そこで社内で明確なルールや管理方法を整備すれば、リスクを未然に防げます。

ここでは具体的な法人カードの運用ルールと管理方法を詳しく解説していますので、安全かつ効率的な経費管理の参考にしてみてください。

ガイドラインを作成する

法人カードを導入する場合、明確なガイドラインを策定することが大切です。ガイドラインを作ると社員にルールが浸透し、不正使用の予防につながります。

例えば出張の際の交通費や宿泊費のみをカード利用先として認めるなど、具体的な利用範囲を示すと効果的です。また、ルールに違反した場合には厳しい措置を取ることをあらかじめ明記すれば、社員の規律意識を高められます。

このように事前にガイドラインを整備して徹底的に社員へ周知すれば、不正利用のリスクを減らせます。

法人カードを発行する社員を選ぶ

法人カードを発行する社員を限定すれば、不正利用のリスクを抑えられます。全社員がカードを持つと管理が難しく、経理業務の負担も増えてしまうからです。

具体的には、経理担当者や管理職などの責任ある立場の社員に限定して発行すると、カード利用の責任所在が明確になります。また部下が経費を使いたい場合には、上司の許可を得て上司のカードを一時的に借りる方法も効果的です。

カード発行の対象を絞ることで、不正防止と管理効率化を両立できます。

利用範囲を決める

法人カードの利用範囲を明確に定めると、社員による不正使用を防げます。利用範囲が曖昧だと、社員自身も誤った判断をする可能性が高まります。

例えば、出張時の新幹線代や宿泊費といった明確な用途のみを許可し、飲食代や交際費は別途申請をが必要にするなど、具体的な用途を明記することです。これにより社員が経費対象を迷うことなく、安心して法人カードを使えます。

法人カードの利用範囲を明確化することで、不正利用防止につながります。なお企業によっては、カフェ代などを福利厚生の一部として容認している場合があります。利用範囲は会社ごとの社内規定によって定義されるのが一般的です。

報告を義務付ける

法人カードを使用した際は、使用前・使用後の報告を義務付けることが重要です。事前承認を得ていない使用や報告のない使用を禁止すれば、無断使用による不正を防げます。

例えば、事前に上司に申請して承認を得てから使用し、その後も使用明細を経理に報告する体制を整えれば、不正利用の抑止になります。また、経理担当者が報告内容と利用明細を照合すれば、未承認の利用があった場合すぐに把握できるでしょう。

多少の手間はかかりますが、利用報告のルールを徹底することで、不正の早期発見や防止に役立ちます。なお第三者による定期的な監査や、AIによる利用分析などを行うと、さらに不正利用を防ぎやすくなります。

限度額を設定する

法人カードの利用限度額をあらかじめ設定すれば、不正利用時の損害を最小限に抑えられます。特に追加カードを発行する場合は、カードごとに限度額を細かく設定するのが有効です。

例えば、一般社員のカードは少額の消耗品購入に限定し、管理職は出張などの高額利用に対応できるよう限度額を高めに設定します。これにより、意図しない高額決済や過剰な経費利用を防止できます。

限度額を細かく設定することで、経費管理がより安全になります。

領収書を提出してもらう

法人カードの使用時には、必ず領収書の提出を義務付けましょう。領収書がなければ利用用途の把握が難しく、社員が私的にカードを使うリスクが高まります。

例えば領収書に支払先や目的を記載させ、経理がカードの利用明細と照合します。明細だけでは分からない情報を補足でき、仮に私的利用があった場合でも早期に発見できます。

領収書の提出を徹底させると利用状況が把握しやすくなり、不正利用を防げます。

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法人カードが不正利用される事例を紹介

法人カードの不正利用は、企業の経営を脅かす重大な問題です。しかし不正利用が起こる原因や事例を事前に知っておけば、防止策を立ててトラブルを防げます。

ここでは法人カードが不正利用される事例を具体的に紹介し、それぞれの対策方法も解説します。

社員がプライベートで法人カードを使った

社員が個人的な用途で法人カードを使用すると、不正利用として扱われます。基本的に法人カードは、会社の経費のみに利用が認められているためです。

例えば、社員が休日の個人的なショッピングで法人カードを使ってしまった場合、不正利用とみなされます。ただし必ずしも悪意があるとは限らず、法人カードと個人のカードを誤って取り違えて使用するケースもあるため、社内で注意喚起が必要です。

法人カードの個人的な使用を防止するには、明確な利用規定を定めることが効果的です。カードの貸出しを経理担当者が厳密に管理し、事前に使用目的を申告させるなどの対策をとることで、不正利用を未然に防げます。

経費にならないものを法人カードで決済した

法人カードで経費対象外の品目を購入すると、不正利用になることが多いです。経費として認められる項目は税務上決まっているため、知らずにカードを使用すると会社に損害を与える可能性があります。（会社のルール上認められた福利厚生などは、この限りではない）

具体例として、取引先とのプライベートな食事代や個人使用目的の物品を法人カードで決済した場合が挙げられます。購入時に経費対象になるかを確認せずに支払ってしまうケースも多く、社内でトラブルになることがあります。

そこで法人カードの経費対象範囲について明確にルール化し、全社員に徹底周知させることが大切です。定期的な社員教育やカード使用後の明細チェックを徹底することで、経費対象外の品目の購入による不正利用リスクを軽減できます。

紛失・盗難により不正利用された

法人カードが紛失や盗難の被害に遭うと、第三者によって不正利用される可能性が非常に高まります。法人カードは個人カードよりも利用限度額が大きく設定されている場合が多いため、被害が大きくなる恐れがあります。

例えば紛失したカードを拾った第三者が、インターネット上で高額な買い物をするなどの悪用事例があります。また、盗まれたカード情報が海外サイトで悪用されるケースも少なくありません。

法人カードの紛失・盗難による不正利用を防ぐには、カード管理を厳しく行い、紛失が判明したら即座にカード会社に連絡する体制を作ることが重要です。さらに法人カード導入時には紛失や盗難に対する補償内容を確認し、万が一の場合でも被害を最小限に抑えられるよう備えておくと安心です。

社内での不正利用を防ぐには

法人カードの不正利用を防ぐには、どのようにするのが良いのでしょうか？以下では不正利用を防ぐ対策を解説していますので、安全なカード運用にお役立てください。

利用時のみ貸し出す

法人カードを利用時のみ貸し出す方式にすると、不正利用を未然に防げます。カードの常時携帯が許されている場合、社員が誤って私的利用するリスクが高まるからです。

例えば、経理担当者や部署の責任者がカードを管理し、使用目的が明確な時だけカードを渡す仕組みが考えられます。このような方法をとれば、いつ・誰が・何にカードを使ったかを管理者が正確に把握できるため、不正利用が起きにくいです。

基本的に法人カードは名義人のみが使用できるため、社員間でのカードの使い回しは避けましょう。一定の範囲内で共有している会社もあるため絶対にルール違反とは言いませんが、カード会社の規約上でも違反となる可能性があります。

貸し出し時の管理体制をしっかり整えて、不正利用のリスクを減らしましょう。

チェック体制を整える

法人カードの不正利用防止には、使用状況をチェックする体制を整えましょう。カード使用後の明細確認を怠ると、不適切な支払いが見逃される可能性があります。

例えば、カード利用時に領収書や利用明細書の提出を義務付け、それを経理担当者が定期的に照合します。カードの利用内容と明細が一致しているかを細かくチェックすることで、経費以外の使用や不正があった場合でも早期に発見できます。

チェック体制をきちんと機能させるには、担当者がチェックするタイミングや方法を社内ルールとして明文化することが大切です。定期的に監査を行い、不正利用が起きにくい仕組みを徹底しましょう。

すぐに対応する

カードの紛失や不審な使用が確認されたら、すぐに対応することで損害を最小限に抑えられます。対応が遅れるほど、不正利用の被害額が拡大するリスクが高まります。

例えば社員が法人カードを紛失した場合は、すぐにカード会社へ連絡し、カード利用を一時的に停止しましょう。同時に警察への届け出を行い、状況に応じてカード会社から新たなカードの再発行手続きを進めます。

迅速な対応を可能にするには紛失時のマニュアルを作成し、全社員が緊急連絡先や手順を把握しておくことが不可欠です。緊急時の対応方法を事前に共有しておけば、被害拡大を防ぐ効果が期待できます。

情報漏えいに気をつける

法人カードの情報漏えいは外部からの不正利用につながるため、徹底した情報管理が必要です。オンライン取引や外部サービス利用時には、特にカード情報の漏洩に注意しましょう。

オンライン決済を利用する際は、セキュリティ認証がしっかりした信頼できるサイトを利用し、フィッシング詐欺など怪しいメールやリンクには注意する必要があります。また、社内のパソコンやスマートフォンなどの端末にウイルス対策を施し、カード情報が盗まれないように対策を強化しましょう。

社員がカード情報の重要性を理解し、セキュリティ意識を高めるよう教育することも重要です。定期的な研修や注意喚起で、カード情報漏えいによる不正利用を防ぎましょう。

不正利用のペナルティを周知させる

法人カードの不正利用に対してペナルティを設け、社員に明確に伝えることで不正行為の抑止力が高まります。何らかの罰則がないと、軽い気持ちで不正利用をする社員が出てくる可能性があるためです。

例えばカードの私的利用が発覚した場合、始末書の提出や厳重注意といった罰則を適用します（軽微な違反に過剰な罰則は不可）。深刻なケースでは、減給や懲戒処分といった厳しい措置も検討する必要があるかもしれません。

社内規定に不正利用のペナルティを明記し、社員全員に事前に周知しておくことが大切です。ルールと罰則が明確になっていれば、社員がルール遵守の意識を持つようになり、不正利用の防止につながります。

不正利用対策になるアメックスの法人カード

法人カードの不正利用は、企業に深刻な損害を与える恐れがあります。特にオンラインでのカード犯罪が増加している現在、強固なセキュリティ対策が欠かせません。

そこでおすすめなのが、アメックスの法人カードです。アメックスの法人カードは、不正利用を防ぐさまざまな仕組みや、万が一の場合に安心な補償を提供しています。

以下では具体的なメリットを詳しくご紹介しますので、ぜひ法人カード選びの参考にしてみてください。

メリット①：強力なセキュリティ体制

アメックスの法人カードは「不正使用検知システム」というセキュリティシステムを備えています。不審なカード利用をリアルタイムで検知し、電話やメールで即座にカード会員に連絡をします。

また、オンラインショッピングでは「SafeKey」と呼ばれる認証コードシステムを導入しています。決済時に登録した端末に届く認証コードが必要なため、カード情報だけでは不正利用されにくいです。

これらのシステムにより、不正利用のリスクを大幅に抑えられ、安心してカードを使えます。

メリット②：万が一の場合も安心な補償サービス

不正利用が発生した場合でも、アメックスは迅速に対応できる仕組みを用意しています。その一つが、オンライン上での不正利用に対して取引金額を補償する「オンライン・プロテクション」です。

 例えば、カード情報が漏洩してしまい、身に覚えのない商品が購入されても、過去60日以内の取引であれば補償対象になります。また第三者のオンライン購入後に不正と気づいた場合に商品発送を停止するサービスもあります。

一定の手続きは必要ですが、これらの補償が整っているため、万が一の事態でも損失を抑えられます。

メリット③：不審メールへの対応や追加のサポートも充実

アメックスでは、カード情報を狙ったフィッシングメールへの対策も行っています。不審なメールが届いた場合、専用窓口に通報することで迅速に対応してもらえます。

加えて、購入した商品の破損や盗難を補償する「ショッピング・プロテクション」、返品不可の商品を対象とする「リターン・プロテクション」など、幅広いサポートがあります。例えば、商品を購入後90日以内に破損・盗難に遭った場合も補償対象です。

不正利用だけでなく、日常のトラブルにも備えられる点が魅力です。

まとめ：法人カードはルール厳守を徹底しよう

法人カードの不正利用は、紛失・盗難・情報漏えい・社内のミスなどから起こります。不正を防ぐには明確な社内ルールや利用範囲を設定し、リアルタイムの管理体制が欠かせません。

またカード発行を限定したり、限度額の設定や領収書の提出を義務付けたりすることも有効です。特にアメックス法人カードなら、不正検知システムやオンライン・プロテクションにより、万が一の被害も最小限に抑えられます。

ぜひこの記事を参考に不正利用への不安を解消し、安全で効率的な法人カード運用を実現しましょう。

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