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デスクや文房具などの消耗品やインターネット回線の使用料など、事業に関する支出であり、事業の売上につながる費用は、基本的に個人事業主の経費にできると考えられます。
本記事では、個人事業主の経費にできるもの・できないもの、経費計上するメリットやデメリットなどを解説します。経費計上で効率的に節税するコツもご紹介しますので、ぜひご一読ください。
そもそも個人事業主の経費とは？
個人事業主の経費とは、事業を行うために発生した費用のことです。プライベートで使った費用は、経費にはなりません。
所得税は、個人の収入から、その収入を得るために必要な経費を差し引いた「所得」に対して課税される税金です。経費を差し引いた利益に対して課税されるため、経費を計上して利益が少なくなれば、課税される金額が少なくなります。
ただし、納税者に対しては、事業において発生した経費を正しく計上し、正確な所得金額を計算することが求められています。ここでは、経費になる・ならないの判断基準や、上限額について確認しましょう。
経費になる・ならないの判断基準
経費になるか、ならないかの判断基準は、以下のとおりです。
- 事業を運営するうえで必要か
- 事業の売上につながるか
- 税務調査の際に、筋道立てて説明できるか
その事業に関する支出である場合、経費として認められます。
また、一般的には経費に計上できる費用であっても、プライベートで支払った費用については経費としては認められません。
たとえば、車に関する費用を経費として計上している個人事業主は珍しくありませんが、仕事で車を使用していない場合は、車に関する出費は経費にはできません。
経費にできる上限額は決められていない
個人事業主が経費にできる上限額は決められていません。基本的に、事業に必要な支出であれば、経費として計上できると考えてよいでしょう。収入よりも経費が多いような場合、所得は赤字になり、原則として所得税は課税されません。
もちろん、事業に関係のないものやプライベートで使用するものは経費として計上できないため、すべての支出が経費になるわけではないことを押さえておきましょう。
個人事業主が経費にできるもの
個人事業主が経費にできる具体例を、下表で勘定科目別にまとめました。勘定科目とは、複式簿記の仕訳処理で帳簿に記載する際に、取引の内容をわかりやすく分類するために用いる見出しのようなものです。
| 勘定科目 | 経費の具体例 |
| 消耗品費 | ・文房具・デスク ・10万円未満のパソコン ・ガソリン代 |
| 減価償却費 | ・自動車や建物などの固定資産 ※法定耐用年数に応じて一部を経費計上する |
| 通信費 | ・インターネット回線の使用料 ・電話料金 ・切手やはがき代 |
| 水道光熱費 | ・事務所の水道代・ガス代・電気代 |
| 広告宣伝費 | ・商品の広告掲載料 ・ポスターやチラシなどの印刷費 |
| 荷造運賃 | ・商品の発送費用・箱やガムテープなどの梱包資材代 |
| 接待交際費 | ・取引先の接待における飲食代 ・お歳暮などの贈答品代 |
| 損害保険料 | ・事務所の火災保険料や ・事業用自動車の自動車保険料 |
| 修繕費 | ・店舗や機械、器具などの修理代 |
| 外注工賃 | ・外部に業務を発注した際にかかる費用 |
| 支払利息 | ・事業に関する借入金の利子や手形の割引料 |
| 地代家賃 | ・事業用建物の家賃や礼金、駐車場代 |
| 貸倒損失 | ・回収不能の売掛金・貸付金 |
| 租税公課 | ・個人事業税 ・事業利用資産の固定資産税 ・事業用自動車の自動車税 ・印紙税 |
| 雑費 | 上記のいずれにも該当しない経費（クリーニング代など） |
経費になるか否かについては、明確な線引きは存在せず、常識の範囲で判断すればOKというものも少なくありません。
経費として計上できるか迷うような場合は、税務署に対して「◯◯の理由で事業に説明」と論理的に説明できるかどうかで判断することをおすすめします。
また、迷う場合には税理士などの専門家へ相談しましょう。
プライベートとビジネスのどちらでも使う費目に関する家事按分の考え方については、後ほどご紹介します。
参照元：国税庁「やさしい必要経費の知識」
個人事業主が経費にできないもの
事業とは関係のない費用は、経費として計上できません。ここでは、いくつかの具体例をご紹介します。
| 事業と関連性のない支出 | ・プライベートで使用する洋服や鞄 ・事業とは関係のない書籍 |
| 個人事業主本人の福利厚生に関する支出 | ・健康診断や人間ドックの費用 |
| 個人事業主本人に課せられた税金 | ・個人の所得税や住民税 |
個人事業主が経費として計上できない費用としては、事業との関連性を示す根拠がないもの、一定の常識の範囲を超えた経費などが挙げられます。特殊な事情があるケースについては、事業との関連性を客観的に証明できる資料を添付しておくとよいでしょう。
参照元：国税庁「やさしい必要経費の知識」
経費計上における家事按分とは？
経費計上における家事按分とは、プライベートで使用するものにかかる費用と経費が混在している支払いを、一定の割合で分けることです。スマートフォンの通話代やインターネットの通信費、家賃、水道光熱費など、プライベートでも事業でも使用している費目が対象になります。
たとえば、事業でもプライベートでも同じように使用しているスマートフォンについて、月額料金が4,000円だった場合は、使用割合に応じて「50：50」などで家事按分を行います。この場合は、経費として計上するのは2,000円となります。
確定申告では、青色申告と白色申告の2種類のうち、どちらか選択することが可能です。ただし、青色申告と白色申告では家事按分が認められる基準が異なることに注意しましょう。
白色申告の場合、事業用での使用率が50％以上でないと経費にはできません。一方で青色申告の場合は、たとえ使う割合がわずかであっても、事業で使用した分については経費として計上できます。
個人事業主が経費計上するメリット・デメリット
個人事業主の経費計上には、メリットとデメリットがあります。それぞれの内容を解説します。
個人事業主が経費計上するメリット
経費を計上するメリットは、節税ができる点です。売上から経費を差し引いた残りの事業所得に課税されるため、事業に関係する出費を経費として計上すれば、税額を最小限に抑えられ、余分な税金を支払わなくてすみます。
個人事業主が経費計上するデメリット
経費を計上するうえで懸念されるデメリットとして挙げられるのは、領収書などを保管しておく必要があることです。
紙の書類であれば保管スペースが必要になりますし、電子書類であればパソコンなどに保存する手間が必要になる点がデメリットです。
また、計上した経費の金額が多すぎる、事業との関連性を証明できる書類がないといった場合、脱税などの疑いによって税務署から調査されるリスクがある点にも注意しましょう。
個人事業主が経費計上する際に必要なもの
個人事業主が経費計上する際には、事業に関連して使用した費用であることを証明するための書類が必要です。領収書のほか、以下のような書類が該当します。
- クレジットカードの利用伝票
- Webサイトにおける、商品購入時の取引画面や注文確認メールをプリントアウトしたもの
- 銀行の振込明細書
- 商品購入時の請求書や納品書
このように、支払日や支払金額、支払いを行った者などが記載されている書類は、経費計上の際の証拠として利用することが可能です。
これらの書類を紛失してしまったり、どうしても手にいれられなかったりした場合、業務日報や現金出納帳の内容を見せて業務との関連性を伝える方法もあります。
経費計上を不正に行うとペナルティの対象になる
不正な経費の計上はもちろん、帳簿に記載しているものの事業との関連性を示す資料がなく、経費として認められないケースについても、追徴課税などのペナルティの対象になる場合があります。
追徴課税とは、納税額に誤りや不足があった場合や、期日までに納税が行われなかった場合に徴収される税金のことです。
具体的な追徴課税には、「過少申告加算税」や「重加算税」があります。それぞれの内容について解説します。
過少申告加算税
過少申告加算税は、本来納めるべき税金に対して、納めた金額が少なすぎる場合や還付される税金が多すぎる場合に課税される税金です。
過少申告加算税を徴収される場合の税率は、新たに納める税金の10％です。ただし、新たに納める税金が、「当初の申告納税額」と「50万円」のいずれか多い金額を超えている場合、超えている部分の税率は15％になります。
参照元：財務省「加算税の概要」
重加算税
重加算税は、二重帳簿や帳簿書類の隠匿、虚偽の記載など、意図的な不正があった際に課税される税金です。
課税される金額は状況によって異なるものの、過少申告加算税などに代えて徴収される場合は、新たに納める税金の35％が加算されます。
さらに無申告の場合は、無申告加算税に代えて税率40％で徴収されるなど、高い税率でのペナルティの対象となります。短期間の間に故意の不正を繰り返すと、税額は10％の割合を乗じて計算した金額が加算されることに注意しましょう。
参照元：財務省「加算税の概要」
個人事業主が経費計上で効率的に節税するコツ
個人事業主が経費計上で効率的に節税するためのコツは、以下の3点です。
- 青色申告を選択する
- 事業に必要な経費は漏れなく経費計上する
- 減価償却の特例を使う
それぞれの内容を解説します。
青色申告を選択する
個人事業主の確定申告で節税効果を得るには、「青色申告」と「白色申告」の2種類のうち、青色申告を選択しましょう。
青色申告を行うことで、最大65万円の控除や減価償却の特例が受けられます。
ただし、青色申告で最大65万円の控除を受けるには、「複式簿記形式で記帳」「貸借対照表・損益計算書を添付」「e-Taxの利用や電子帳簿保存を行う」などの要件を満たしていなければなりません。
これらの要件を満たしていない場合、控除額は「55万円」「10万円」に下がってしまいます。
青色申告で確定申告を行うには、事前にいくつかの書類を税務署に提出しなければなりません。開業届の提出と同時に、青色申告の申請も済ませておくことがおすすめです。
事業に必要な経費は漏れなく経費計上する
節税効果を上げるためには、事業に必要な経費は漏れなく計上することが基本です。
確定申告直前になって準備を始めると、過去の領収書などを探すのに時間がかかってしまい、経費を漏れなく洗い出すことが困難な傾向にあります。そのため、計画的に準備を進めていくことが重要です。
ただし、過剰な経費計上は脱税を疑われるリスクがあるため、事業に関係することが証明できる領収書の保管や適切な記帳を行うようにしましょう。
減価償却の特例を使う
減価償却の特例を使うことも、個人事業主が経費計上で節税するために有効な方法です。
中小企業や個人事業主は、「少額減価償却資産の特例」を利用できます。この特例を利用すると、30万円未満の減価償却資産を取得した際、一括で経費として計上できます。
参照元：国税庁「No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」
個人事業主が正しく確定申告を行うためのポイント
個人事業主が正しく確定申告を行うためには、以下のポイントを押さえておきましょう。
- こまめに帳簿付けを行う
- 会計ソフトを導入する
- 事業の支出を明確にするためにビジネスカードを作る
それぞれの内容を解説します。
こまめに帳簿付けを行う
確定申告でミスがないようにするには、こまめな帳簿付けが欠かせません。確定申告の期間は、基本的に毎年2月16日～3月15日です。
申告直前になって1年分の経費をまとめて仕訳すると、過去の履歴をさかのぼって調べるために時間がかかるうえ、ミスが発生しやすくなります。
確定申告の金額に誤りがあると、余計な税金の納付や修正申告を行わなければならず、時間や手間がかかります。こまめな帳簿付けを習慣化しておくことで、追加の税金の納付や修正申告を回避しやすくなるでしょう。
会計ソフトを導入する
確定申告の正確性を向上させるために、会計ソフトを導入することもおすすめです。
会計ソフトを導入すれば、入力した仕訳から自動的に数値の集計を行い、確定申告に必要な書類を作成してくれるため、簿記や会計の知識がなくても問題なく確定申告に備えられます。
また、ほとんどの会計ソフトが税制改正に応じたバージョンアップをしているため、法改正を踏まえた申告も、スムーズに進められるでしょう。
事業の支出を明確にするためにビジネスカードを作る
正しい確定申告を行うためにビジネスカードを作り、事業用の経費の支払いに使用する方法も有効です。
個人事業主は、事業のプライベートの線引きが曖昧になりがちです。結果的に、たとえば「プライベート用に購入した書籍を、ほかの書籍と間違えて経費として計上してしまう」など、確定申告でミスをしてしまいかねません。
そのため、プライベート用とは別にビジネスカードを作り、事業用の経費の支払いにはそのカードで支払い、さらに事業用の口座と紐付けることがおすすめです。
会計ソフトと連携できるビジネスカードであれば、確定申告を効率的に進めることも可能です。
個人事業主の経理処理におすすめのビジネスカード
個人事業主の事業支出を明確にし、ミスなく効率的に確定申告を行うためには、ビジネスカードを作成することが得策です。
ビジネスカードのなかでもとくにおすすめなのは、ビジネスをサポートするさまざまな特典が魅力の、アメリカン・エキスプレスのビジネスカードです。
アメリカン・エキスプレスのビジネスカードには、「グリーンカード」「ゴールドカード」「プラチナカード」の3種類があります。それぞれの特徴は以下をご参照ください。（※2025年6月時点）
| 種類 | アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ プラチナ・カード | アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード | アメリカン・エキスプレス・ビジネス・グリーン・カード |
| 年会費（税込） | 165,000円 | 49,500円 | 13,200円 |
| 追加カード（付帯特典あり）（税込） | 4人まで無料 5人目以降は1枚につき13,200円 | 1枚13,200円 | 1枚6,600円 |
| 主な特典・付帯サービスなど | ・国内対象ホテルの1泊2名分の無料宿泊券「フリー・ステイ・ギフト」 ・365日24時間対応可の「プラチナ・セクレタリー・サービス」 など | ・年間で数万円分のコース料理が無料になる「ビジネス・ダイニング・コレクションby グルメクーポン」など | ・フリーランスや中小企業向けの会計・申告ソフトとのAPI連携サービス ・ETCカードの発行手数料・年会費無料 ・空港ラウンジの利用サービスなど |
個人事業主は経費の仕組みを理解して効果的な節税を
事業を運営するうえで必要であり、しかも事業の売上につながり、税務調査の際に筋道立てて説明できるものは、個人事業主の経費になる可能性が高いでしょう。
一般的に計上されている費用であっても、その事業で使用していない場合は経費にできません。
個人事業主が、正しい経費管理や効果的な節税を行うためには、こまめな帳簿付けや会計ソフトの導入、ビジネスカードの活用などが有効です。
個人事業主にとくにおすすめなのは、ビジネスに役立つ特典が充実した、アメリカン・エキスプレスのビジネスカードです。経費管理の効率化はもちろん、さまざまな特典により、ビジネスのさらなる成長・発展をサポートします。
この機会に、アメリカン・エキスプレスのビジネスカードの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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執筆者名CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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編集企画CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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