「ビジネスマナーの基本を知りたい」「周囲の人に悪い印象を与えたくない」このようにお考えの方はいませんか？
ビジネスマナーが不足していると、人間関係や仕事の獲得に悪影響が出る恐れがあるため注意が必要です。そこでこの記事では、新社会人やフリーランスが押さえるべき基本的なビジネスマナーを具体的に解説しています。
ビジネスマナーを味方につけて、スムーズにビジネスを進めていきましょう。
ビジネスマナーとは
ビジネスマナーとは、仕事で良好な人間関係を築くための礼儀や行動規範です。マナーが身についていることで相手への敬意が伝わり、職場や取引先とのコミュニケーションが円滑になります。
ビジネスマナーとしては、以下のものが該当します。
- 基本的な挨拶
- 時間を守ること
- 丁寧な言葉遣い
- 適切な電話対応
- 名刺交換
上記以外にも身だしなみやお辞儀の仕方、ビジネス文書作成、来客対応、冠婚葬祭での振る舞いなど、幅広いビジネスマナーを求められることもあります。
仕事は自分だけで完結しないため、周囲との関係性を良く保つビジネスマナーが必須なのです。どんなに能力があってもビジネスマナーが欠けていると周囲との関係が悪化し、結果として業務の進行に影響します。
例えば取引先との商談時に挨拶や名刺交換を雑に行うと、信頼されずに商談が上手くいかないケースがあります。常に相手の立場に立った行動を心掛け、状況に応じて適切な対応を取るのがビジネスマナーのポイントです。
ビジネスマナーが必要とされる理由・背景
ビジネスマナーが必要とされるのは、以下のような理由・背景があるからです。
- 人間関係が円滑になる
- 社会人としての自覚を育てる
- 第一印象が良くなる
人間関係が円滑になる
ビジネスマナーを身につけると、人間関係を円滑に進められます。ビジネスにおいて、マナーのない人が信用を得るのは、言葉遣いや身だしなみが整っている社員に比べて非常に困難です。
社会に出ると、さまざまな価値観や背景を持った人々との関係構築が欠かせません。そこでビジネスマナーを備えていると、自信を持って関係を築けるようになるでしょう。
社会人としての自覚を育てる
ビジネスマナーの習得は、社会人としての意識や責任感を高めます。ビジネスマナーは単なる作法ではなく、その背景や目的を知ることで行動の意味を深く理解できるからです。
例えば相手に失礼にならないための挨拶や敬語の使い方を理解すれば、自然に相手への配慮が生まれます。
第一印象が良くなる
心理学では【出会ってから3～5秒で第一印象は決まる】と言われています。話の内容だけでなく見た目や声のトーンでも相手からの印象が変わるため、正しいビジネスマナーの習得が欠かせません。
適切なビジネスマナーを身に付けると、職場環境の改善や良好なコミュニケーションの実現のほか、接客業であれば顧客満足度の向上にもつながります。
結果として、職場の生産性やチームワークの強化に大きく貢献します。
基本のビジネスマナー【会社員・フリーランスは要チェック】
以下のようなビジネスマナーを「基本5原則」と呼ぶことがあります。
- 明るい表情を意識する
- 挨拶を元気よく行う
- 身だしなみを整える
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 勤務態度に気をつける
これらの原則について、さらに詳しく解説していきます。
明るい表情を意識する
ビジネスマナーで大切なのは、常に明るい表情を保つことです。なぜなら、仕事中に不機嫌そうな表情を見せると相手に悪い印象を与えるからです。
接客や受付の場面で無愛想な表情をしていると、相手に不快感を抱かれます。いつも笑顔でいる必要はありませんが、相手と話す際には明るく穏やかな表情を心がければ、印象が良くなり円滑な人間関係につながります。
挨拶を元気よく行う
元気で明るい挨拶は重要です。挨拶はコミュニケーションの出発点であり、第一印象を決めるからです。
例えば、小さな声で挨拶をするよりも大きな声ではっきり「おはようございます！」と挨拶をするだけでも、周囲からの印象は変わります。
挨拶を自分から積極的に行うと職場の人間関係が良好になり、仕事も進めやすくなるでしょう。
身だしなみを整える
ビジネスマナーでは清潔感のある身だしなみも大切です。服装や髪型など外見は第一印象を左右し、相手の信頼にも影響するからです。
例えばスーツにシワがあったり髪型が乱れていたりすると、相手に不快感を与えるだけでなく仕事にも悪影響が出ます。
ただし高価な服装である必要はなく、毎日鏡で確認して清潔感を保つようにしましょう。
丁寧な言葉遣いを心がける
言葉遣いはビジネスマナーの基本であり、相手への敬意を示す重要な要素です。正しく丁寧な言葉遣いができれば、円滑な人間関係が築けます。
ビジネスメールや電話応対で適切な敬語が使えないと、相手から信頼されません。特に上司や取引先とのやり取りでは、敬語を意識して使うようにしましょう。
正しい言葉遣いを身に付けることで信頼され、社会人としての評価につながります。
勤務態度に気をつける
勤務中の態度にも注意が必要です。なぜなら態度が悪いと周囲に迷惑をかけ、信頼関係を壊すことにつながるからです。
注意を受けてふてくされたり、返事をしなかったりすると、職場全体の雰囲気を悪化させます。仕事中は感情的にならず、指示に対して素早く丁寧に対応しましょう。
コミュニケーションのビジネスマナー
良好なコミュニケーションは、仕事を円滑に進めるために不可欠です。コミュニケーションのマナーが身に付くと同僚や取引先との関係が深まり、仕事の成果にも良い影響を与えます。
ここでは、コミュニケーションのビジネスマナーについて解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。
職場の人間関係のマナー
職場で良い関係を築くには、他人を批判しないことがポイントです。不満や批判を口にすると周囲からの信頼を失い、人間関係が壊れてしまうケースがあるからです。
お互いの立場を理解して距離感を保つことも必要で、良好な関係は互いを尊重する姿勢から始まります。
話し方のマナー
相手と良いコミュニケーションを取るには「話す」よりも「聴く」ことを優先しましょう。話を真剣に聴く姿勢が伝われば、相手は自分を尊重していると感じ、信頼関係が生まれます。
話の途中で相手を遮らないことや、適切なタイミングでうなずきやメモを取ることも効果的です。一方で話す時は、分かりやすく簡潔に伝えることを意識し、表情や身振り手振りも加えると説得力が増します。
敬語と言葉遣いのマナー
言葉遣い1つで相手への印象が大きく変わるため注意が必要です。ただし無理に丁寧な敬語を使おうとするより、自然に相手への敬意が伝わるような言葉遣いが大切です。
例えば断る時には「難しいです」ではなく、「申し訳ございませんが」とクッション言葉を添えると相手に不快感を与えません。
コミュニケーションのポイント
仕事におけるコミュニケーションをより円滑に進めるには、相手をよく観察し、非言語的なコミュニケーションにも気を配りましょう。相手の反応や表情を観察することで、相手の興味や本音を引き出すことにつながり、会話が深まります。
例えば商談を進める際に、相手の話を最後まで聞きつつ小さな雑談を挟むと、距離が縮まって相手からの信頼を得やすくなります。表情や姿勢、声のトーンなどにも注意を払うことで、好印象を与えて関係性を強化できるでしょう。
身だしなみのビジネスマナー
ビジネスマナーでの身だしなみとは、自分からではなく相手の視点から見た、清潔で品のある服装・態度のことです。きちんとした身だしなみを意識すると第一印象が良くなり、取引先や同僚との信頼関係を築きやすくなります。
以下では身だしなみの基本ルールや具体的なポイントを解説し、男女別の注意点もご紹介していきます。
身だしなみの基本ルール
ビジネスマナーで好印象を与えるには「清潔感」が最も大切と言えるでしょう。襟元が汚れていたり靴が傷んでいたりすると相手に不快感を与え、信頼を失う恐れがあります。相手を不快にさせない清潔感は、多くのシーンで欠かせません。
また服装の選択時には流行を追うより、取引先や社内で好まれる服装を心がけましょう。自分の好みを抑え、相手を基準にした服装を選ぶことも大切です。
機能性も無視できません。例えば営業職なら動きやすくシンプルな服装、事務職なら悪目立ちしない控えめな服装が求められるでしょう。
これらを意識して総合的に身だしなみを整えることで、周囲に良い印象を与えられます。
男女別の身だしなみのポイント
女性の場合は服装の選択肢が豊富ですが、露出の少ない服装が好まれます。メイクやアクセサリー類は、華やかでも派手すぎないものを選びましょう。
男性の場合はヒゲのお手入れや髪型の清潔さに注意し、においにも気をつけましょう。
身だしなみとおしゃれの違い
おしゃれは自身の好みを優先した服装ですが、ビジネスでは個人の趣味よりも、相手やTPOへの配慮が求められるでしょう。
鮮やかな色合いや奇抜なデザインの服装は個性的でも、ビジネスの場では相手が不快に感じる可能性があります。その場にふさわしい服装を選び、相手への配慮を第一に考えるのがビジネスマナーとしての身だしなみです。
接客・訪問のビジネスマナー
接客時や訪問時にマナーを守ると会社の信用が高まり、円滑な取引が実現します。正しい接客・訪問の方法を知ると自信を持った対応にもつながり、相手にも安心感を与えられます。
ここでは接客・訪問のビジネスマナーをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
来客対応の基本マナー
来客対応の基本は明るい笑顔で、どのお客様にも平等に接することです。お客様にとって会社の第一印象が受付の対応で決まるため、常に笑顔で迎える必要があります。
急な訪問やセールスでも敬意を払って丁寧に応対すると、企業イメージの向上に繋がります。基本的には全てのお客様に対して公平で丁寧な態度を取ることを心がけましょう。
案内する時のマナー
案内をする時は、行き先を伝えてから2、3歩前に出て誘導します。これはお客様を気遣って迷わせないためです。
またエレベーターでは扉を押さえてお客様を先に乗せ、操作盤の前で身体を斜めに構えて案内します。階段を上る・下る際は後ろからついて行きますが、お客様が女性の場合は上り時に前を歩くなど、状況に合わせた配慮が必要です。
応接室のマナー
お客様を応接室へ案内する時は部屋のドアをノックし、先に室内を確認してから誘導します。部屋が散らかっている場合は別室を用意するか、自分が先に入って整理をしましょう。
担当者が遅れる場合はお茶を出し、世間話などをして場を和ませます。着席時にはお客様に上座である、入口から遠い奥の席やソファーを案内し、自然に座れるように配慮するのがマナーです。
見送り時の注意事項
お見送りの基本は玄関先までですが、ビルの場合はエレベーター前まででも構いません。どちらの場合も、相手が視界から見えなくなるまで見送りを続けるのがマナーです。
お客様が車で来店された場合、車が完全に見えなくなるまで待つ姿勢が良い印象を与えます。商談が不調だった場合も、丁寧な見送りが企業の信頼を保つポイントです。
訪問時に守るべきマナー
訪問時は遅刻を避けるため、交通手段や所要時間を事前に調べて準備を整えておきましょう。遅刻は相手の予定を狂わせ、信用を失う大きな原因となるからです。
やむを得ず遅れる場合はすぐに連絡を入れ、丁重に謝罪することが重要です。訪問先に着いたらコートを脱ぎ、受付では会社名や訪問相手、約束時間をしっかり伝えることが大切です。
文書のビジネスマナー
ビジネス文書は、正しい書き方を身につけると読み手のストレスが軽減され、業務が円滑に進みます。ここでは文書のビジネスマナーについてご紹介していきます。
相手を意識した文書作成の基本
ビジネス文書を書く時は、相手の視点で情報を整理することが基本です。相手が知りたいことを的確に伝えると時間の短縮になり、業務効率が向上します。
例えば結論を最初に述べることで、読み手はすぐに文書の目的を理解できます。続けて根拠や詳細を記載する流れだと、読み手の負担を減らせるでしょう。
簡潔で読みやすくするのがポイント
ビジネス文書では、1つの文書で伝える内容を1件に絞り、簡潔に書くのがポイントです。理由は、情報が混在すると読み手が混乱して、重要なポイントを見落としやすくなるためです。
また1文を50～60文字以内で区切り、段落ごとにスペースを空けると、視覚的にも読みやすくなります。伝える内容は箇条書きにして、要点を明確に示すのも有効です。
数字や具体例を入れるのも良い
文書で正確に情報を伝えるには、数字や具体例を盛り込むことが大切です。数字は情報を客観的に示せるので、読み手の誤解を防げます。
例えば「大幅な増加」ではなく「前年比10％増加」のように記載すると、内容が明確に伝わります。具体例や数字を活用すると、認識の食い違いが生まれにくくなるでしょう。
適切な敬語を使う
ビジネス文書では、正しい敬語を使いましょう。敬語が間違っていると、相手に失礼な印象を与え、信頼関係が崩れる原因になります。
例えば「了解しました」は社内では許されても、社外では「承知いたしました」を使います。敬語の使い方に迷った場合は、一般的に使用される定型表現を確認してから文書を作ると安心です。
宛名の正しい書き方
文書の宛名は、基本的に「会社名＋部署名＋氏名＋様」と書きます。宛名を正確に書くことで相手への敬意が伝わり、良い印象を与えます。
また、「株式会社」を略さずに書く、「御中」と個人名を併用しないなどの注意も必要です。相手の立場や部署に配慮した宛名で文書を送ることが、良好な関係構築につながります。
ビジネスマナーは日々の積み重ねが大切
フリーランスが必ず身につけるべきビジネスマナーを、シーン別に具体的に解説してきました。挨拶・表情・身だしなみといった基本的なマナーから、コミュニケーションや文書作成、訪問時のマナーまで押さえれば、自信を持って同僚や取引先と良好な関係を築けるでしょう。
ビジネスマナーを身につけることで仕事の獲得や収入アップ、人脈拡大などにもつながるため、理想的な働き方にもつながります。まずは日常のちょっとした行動を見直し、一歩ずつ信頼を積み重ねていきましょう。
執筆者名Ruben
編集企画CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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