「ビジネスメールが適切に書けていないかも…」とお悩みではありませんか？ビジネスメールは仕事を円滑に進めるための重要なツールですが、基本的なルールを守らないと誤解やトラブルを招く可能性があります。
そこでこの記事では、簡単に実践できるビジネスメールの書き方やマナーを、具体例とともに分かりやすく解説します。記事を読み終わる頃には、自信を持って相手にメールが送れるようになっているでしょう。
相手との信頼関係を深めたい方も、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスメールの正しい書き方
ビジネスメールは、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションツールです。しかし件名が不明瞭だったり、宛名や挨拶が不適切だったりすると、相手に不快感を与えたり、誤解を招く可能性があります。
そこで以下では、誰でも実践できるビジネスメールの基本ルールを解説していきます。
件名は具体的に分かりやすくする
件名は、メールの第一印象を決める重要な要素です。具体的な件名を付けることで、相手がメールを読む優先度を判断しやすくなります。
「いつについての内容で」「何の用件で」「何をしてほしいのか」が明確な件名を心がけましょう。分かりやすい件名は、メールが重要であることを相手に伝える効果もあります。
【避けたい件名の例】
- お願い
- ご相談
- ご案内
【良い件名の例】
- お見積もり内容確認のお願い（〇〇社様用）
- 打ち合わせ日程調整のお願い（6/12 本社営業部向け）
- 新製品発売キャンペーンのご案内（8/1～8/30）
宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」が基本
宛名は、メールの受け取り手に敬意を示す重要な部分です。社外メールでは「会社名＋部署名＋氏名＋様」という並びにするのが基本です。
略称を避けて「株式会社」などの正式表記や、氏名のフルネームを記載することで丁寧な印象を与えられます。なお「〇〇社御中 ××様」表記は誤りですので気をつけましょう。御中は団体・部署宛ての敬称であり、個人名の「様」と同時に使うことはできません。
社内メールの場合は「部署名＋氏名＋様」が基本ですが、親しい相手には「様」を「さん」に変えても問題ありません。
【社外メールの宛名例】
株式会社〇〇
営業部
課長
××××様
【社内メールの宛名例】
経理部
〇〇様
挨拶と自分の名前を欠かさない
宛名の次には、挨拶と自分の名前を記載します。挨拶は相手との関係やメールの状況に応じて適切な表現を選びましょう。社外メールでは「会社名＋部署名＋氏名」で名乗るのが基本です。社内メールでは「部署名＋名字」で簡略化しても問題ありません。
【社外メールの例】
- いつもお世話になっております。〇〇商事〇〇課の〇〇です。
- お忙しいところ失礼いたします。株式会社○○営業部の○○××と申します。
【社内メールの例】
- お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。
- 初めてご連絡いたします。〇〇課の〇〇です。
用件は簡潔に伝える
ビジネスメールでは、要点を簡潔にまとめることが大切です。結論を先に述べ、その後に必要な補足を加えることで、相手に伝わりやすいメールになります。
不必要に長いメールは要点が分かりにくく、相手の時間を奪う原因となります。適切な段落分けや改行を行い、見やすい構成を心がけましょう。補足情報が多い場合は箇条書きを活用するのもおすすめです。
【簡潔な用件の例】
忘年会の開催が決定いたしましたので、ご参加される方は以下をご確認ください。
開催日時：12月26日（木）18時～
場所：居酒屋〇〇
住所：東京都〇〇区1-1-1
参加締切：12月20日（金）17時
連絡先：×××@×××.co.jp
【避けたい例】
本年の忘年会が12月26日の18時から開催されることが決まりました。居酒屋〇〇で開催予定となっています。参加する場合には20日の17時までに担当の〇〇にメールで連絡をお願いします。連絡先は×××@×××.co.jpです。
締めの挨拶を添える
ビジネスメールの最後には、締めの挨拶を付け加えます。適切な締めの言葉は相手に好印象を与え、円滑なやり取りにつながります。
締めの挨拶では状況に合わせて、相手への感謝やお願いの気持ちを表現するのがポイントです。
【締めの挨拶の例】
- どうぞよろしくお願い申し上げます。
- ご不明な点がございましたらご連絡ください。
- お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
必ず署名を付ける
メールの署名とは氏名・所属・連絡先などを記載した情報を、本文の最後に添えるものです。署名を付けることで、相手に自分の連絡先が確実に伝わります。
署名には「会社名」「部署名」「氏名（読み仮名）」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「会社ホームページのURL」などを記載するのが一般的です。名刺と同等の情報を載せておけば、特に面識のない相手にも安心感を与えられます。
なお署名が長すぎると相手に読む負担をかけてしまうので、3～5行程度にすると良いでしょう。また署名に限りませんが、ビジネスメールではテンプレートを作成しておくと効率的です。
【署名の例】
株式会社〇〇
営業部 A山B太郎
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇
TEL：080-0000-0000
Email：△△△＠△△.com
ビジネスメールにおけるTO・CC・BCCの使い方
ビジネスメールでは、宛先を正確に使い分けることが大切です。メールの宛先にはTO・CC・BCCの3種類があり、それぞれの使い方を理解することで、情報の共有やプライバシー保護が適切に行えます。
ここでは、TO・CC・BCCの使い方を詳しく解説します。
TOの使い方
TOは、メールの主な宛先に使用します。具体的には会議の案内や業務依頼など「送信内容に対応してほしい」という相手を指定する場合に適しているでしょう。
また複数の宛先を指定する場合に、TOは主役となる受信者を明示する役割があります。そのため、送信内容に責任を持って対応してくれる相手を指定することが大切です。
CCの使い方
CC（カーボンコピー）は、情報共有をしたい宛先に使用します。受信者には対応を求めず、状況を把握してもらうことを主な目的とします。例えば営業部長に送るメールを部下にも共有したい場合、部下をCCに設定します。
CCの特徴は、TOと同様に他の受信者にも宛先が見える点です。そのためプライバシー保護が必要な場合には適していません。
BCCの使い方
BCC（ブラインドカーボンコピー）は、同時に誰にメールを送ったのかが分からない形で送信する方法です。複数の顧客などお互いに面識がない人たちに、メールを一斉送信する場合に使えるでしょう。
ただしBCCを活用する際には注意が必要です。BCCで送るはずだった宛先を誤ってCCに入れてしまうと、メールアドレスが全員に公開されるリスクがあるでしょう。
またBCCで受信した人が「全員に返信」を選んでしまうと、意図しない情報共有につながる可能性があります。これらのリスクを防ぐため、BCCの使用には慎重さが求められます。
【シーン別】ビジネスメールの文例集
ここでは、具体的なシーン別の文例をご紹介します。初心者でも使いやすく、実践的な内容となっていますので、ぜひ参考にしてみてください。
お礼・感謝を伝える場合
メールでお礼を伝える際は、本文の最初で率直に感謝を示しましょう。また今後の協力や関係性について触れることで、さらに良い印象を与えられます。
【文例】
株式会社□□
××課
A田様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△企画部の林と申します。
先日は合同イベントにご尽力いただき、心より感謝申し上げます。貴社のご協力のおかげでイベントは盛況で、現在も参加者からの問い合わせが殺到しております。
企画部の〇〇様から、貴社にも多数の問い合わせが寄せられていると伺いました。今後もこのような機会を設けて、両社にとって有益なイベントを開催できれば幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△企画部 C川D斗
（以下署名）
謝罪する場合
謝罪メールではミスを認め、原因と今後の対応策を明確に伝えることが重要です。迅速かつ丁寧に対応しましょう。
【文例】
件名：
報告書提出の遅延についてのお詫び
本文：
〇〇部の皆様
お疲れ様です。経理部のD木です。
先週締め切りとなっておりました報告書の提出が遅れており、心からお詫び申し上げます。システムの不具合が原因で、データの確認作業に時間を要している状況です。
現在、早急に復旧作業を進めており、本日18時までには提出できる見込みです。皆様にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。今後はこのようなことが起こらないよう、再発防止を徹底いたします。
ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
経理部
D木E也
依頼や提案を行う場合
依頼や提案メールでは、依頼する理由を伝え、相手に具体的な行動を促す内容を盛り込むことがポイントです。
【文例】
人事課 F水さん
お疲れ様です。営業課のG元です。
3月の社員研修では、周到に計画された内容を通じて、営業課を支えてくださっているF水さんのご尽力を実感し、大変感謝しております。
この素晴らしい研修ならと、継続的な実施を希望する声が上がっています。営業課長の山口も人事部が協力してくれるならぜひお願いしたいと言っておりました。
今後の社員研修の頻度について人事課でご検討いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
営業課 G元H奈
お知らせをする場合
お知らせメールは、取引先に新製品やイベント情報を伝える際に使用します。内容を簡潔にまとめ、具体的なメリットを示すことで関心を引きましょう。
【文例】
件名：
新製品発売のお知らせ
本文：
株式会社〇〇
△△部
I田様
お世話になっております。株式会社◇◇営業部のJ島です。
本日は、弊社の新製品「ハイスピードPC」の発売についてお知らせ申し上げます。この製品は、従来の製品と比較して20％性能が向上し、コストパフォーマンスに優れた内容となっております。詳細については、本メールに添付いたしましたパンフレットをご参照ください。
ご質問やご不明点などがございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
J島 K介
株式会社△△
営業部
連絡先：090-0000-0000
催促する場合
催促メールは丁寧さを保ちながら、相手に迅速な対応をするよう伝えることが大切です。
【文例】
件名：
◇◇のサンプル品ご送付のお願い
本文：
株式会社〇〇 M崎様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇のR井です。
先日お願いしておりました◇◇のサンプル品の件についてですが、その後の進捗はいかがでしょうか。今週木曜日の会崎議でサンプル品が必要になるため、本日16時までにご送付いただけますでしょうか。
なお、本メールと行き違いでご対応いただいている場合は、何卒ご容赦ください。お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
R井N花
株式会社〇〇
ビジネスメールを送る際のマナーと注意点
ここでは、ビジネスメールを送る際のマナーと注意点について解説していきます。一つひとつを丁寧に確認することで、相手に好印象を与えられるでしょう。
受信メールへの返信は1営業日以内にする
受信したメールは、特別な事情がない限り1営業日以内に返信しましょう。例えば水曜日に受信したメールは木曜日まで、金曜日に受信したメールなら翌週の月曜日までに返信します。
ただし出張や休暇などで1営業日以内の返信が難しい場合もあります。その場合は自動応答メールを設定し、同じ部署のメンバーに不在時の対応をお願いするなどの対策が有効です。
打ち合わせ後は迅速にお礼メールを送る
商談や打ち合わせ後には、早めにお礼メールを送りましょう。相手に丁寧な印象を与えられるだけでなく、次回以降の取引へのつながりも期待できます。
またお礼メールでは、次のステップについて触れると効果的です。例えば「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。ご依頼いただいたお見積もりについては〇日までにお送りいたします。」というように、具体的な内容も含めましょう。
急ぎの用件にはメールを使わない
メールは緊急の連絡手段には向きません。原則として1営業日以内に返信することがマナーとされているため、即時対応が必要な場合は電話などを利用します。
なお「【至急】納期のご確認をお願いいたします」といったメールは控えたほうが良いです。どうしても必要な場合は、電話などで確認を促すなどの工夫を行いましょう。
初対面の相手には適切な挨拶をする
初めてメールを送る際は「お世話になっております」の使用は控えましょう。この表現は既に面識がある場合に適しています。
代わりに「初めてご連絡いたします」や「〇〇社のT山様よりご紹介いただきました」といった表現を用いることで、適切な距離感を保ちながら自己紹介できます。
敬語の誤りに気をつける
敬語の使い方を間違えると、相手に不快感を与える恐れがあります。例えば「ご苦労様です」は目上の人に対して使うのは不適切です。「お疲れ様です」が適切な表現です。
また「了解しました」ではなく「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。メールを送信する前に、敬語表現を再確認することが大切です。
なお敬称の「御社」は口語なので、書き言葉の「貴社」を使用しましょう。
添付ファイルの取り扱いに注意する
添付ファイルを送る際は容量や形式、安全性を事前に確認することが重要です。大容量ファイルは圧縮するか、ファイル転送サービスを利用するなどの工夫が必要です。
さらに添付ファイルの存在を本文内で明記し、相手が見落とさないよう配慮しましょう。ファイル名も分かりやすさを心がけると親切です。
ビジネスメールで円滑に仕事を進めよう
ビジネスメールを正しく書くための基本ルールと、相手に好印象を与える具体的なマナーについて解説してきました。件名・宛名・用件の伝え方・締めの挨拶など、注意すべきことは多いですが、テンプレートを活用すれば大変ではなくなります。
適切にビジネスメールが遅れると、相手に信頼されるメールが送れるようになり、仕事が円滑に進むようになるでしょう。
会社員の方はもちろんのこと、フリーランスの方も今回ご紹介したポイントを、ぜひ活用してみてください。
外注などで他社に連絡をする際、ネガティブな印象を与えないよう、ビジネスでのメールのやり取りでは注意を心がけましょう。
執筆者名Ruben
編集企画CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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