外注費とは？給与との違いや仕訳例・注意点を解説

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「外注費とは具体的に何なのか知りたい」

「外注費の勘定科目を適切に仕訳できるようになりたい」

このような方はいませんか？

外注費についての明確な判断基準を知ることで、経理の不安を減らせます。そこでこの記事では外注費の正しい仕訳方法から、「給与」に認定されるケースまでを詳しく解説しています。

正確な経理処理をマスターすれば余計な支出を防げて、利益を最大化する経営体制を実現できるはずです。

外注費とは

自社の従業員や、個人で対応できない業務を外部の法人・個人に委託する際に発生する費用が「外注費」です。例えば新規事業のホームページ制作や、商品の配送などを外部業者に依頼した際の費用が該当します。

なお業務を外注する際は仕様決定・見積もり・発注・納品・検収・支払いといった順で処理を進めます。適正な取引を証明するため、契約書や納品物は大切に保管してください。

また依頼先が法人か個人事業主かで、会計処理の手順は異なります。法人に100,000円でデザインを依頼した場合は、借方に「外注費100,000円」、貸方に「普通預金110,000円」と記帳します。（普通預金に仮払消費税等の分10,000円を加算）

個人のデザイナーに100,000円で依頼した場合は、所得税の源泉徴収が必要です。源泉徴収税10,210円を差し引いた89,790円を支払い、10,210円は「預り金」として適切に処理しましょう。

外注費の仕訳で使う勘定科目

外部への業務委託で発生した費用は、基本的に「外注費」や「外注工賃」として仕訳します。請求書に業務委託費と記載されていても外注費に該当するものであれば、業務委託は外注の一部のため「外注費」という記載で問題ありません。（企業によってはほぼ同義で使われる）

なお個人事業主が使う青色申告決算書には、あらかじめ外注工賃という項目が用意されています。名称は少し異なりますが、外部へ支払った委託費用として実質的に同じ意味です。

外注費と混同しやすい勘定科目

経理の実務では、外注費と性質が似ていて判断に迷う勘定科目がいくつかあります。間違った科目で処理すると税金の計算を間違えるリスクがあるため、正確な使い分けが重要です。

外注費と特に間違えやすい勘定科目は給与・支払手数料・販売促進費の3つ。それぞれの科目の特徴を正しく理解して、適切に処理しましょう。

給与

日々の労働の対価として、雇用している従業員に支払う報酬は「給与」です。実態が従業員と同じような働き方であれば、外部への委託でも給与とみなされます。

外注費は消費税の「課税仕入」となり、社会保険料も発生しないため経費を削減できます。しかし会社都合で自由に選べるわけではなく、客観的な事実関係に基づく慎重な判断が必要です。

業務を他の人に代わってもらえる代替性がある場合は、外注費として認められやすい傾向にあります。逆に時間拘束があったり細かな業務指示を受けたりする場合は、雇用関係にあると判断されます。

支払手数料

専門家への報酬や銀行の振り込み手数料などには「支払手数料」を使うケースが多いです。

例えば税理士への顧問料や、弁護士への相談料などがこれに該当します。公認会計士や司法書士への専門的な報酬も、外注費ではなく支払手数料で処理しましょう。

販売促進費

商品やサービスの売上を伸ばす目的で、キャンペーンなどに使った費用は「販売促進費」です。ノベルティグッズの制作やサンプルの配布を外部業者に依頼した場合も、販売促進費に含まれます。

売上増加という明確な目的がある費用は、外部業者への委託でも販売促進費として計上します。目的を明確に分けることで、販売促進のためにいくら費用をかけたのか正確に把握できます。

外注費と給与の違い

契約書が業務委託なら安心だと考える方は多いですが、税務調査で給与と認定されるとペナルティが発生する恐れがあります。

契約形態とそれに伴う税務上の取り扱いに、外注費と給与の根本的な違いがあります。業務委託契約などに基づき独立した立場で成果を出す対価が「外注費」で、会社と雇用契約を結んで指揮命令下で働く対価が「給与」です。

また成果物が納品された時やコンサルティングを受けた時などに支払うのが「外注費」で、労働時間や出勤日数に応じて定期的に報酬を支払うのが「給与」です。

外注費と給与の判断基準

契約書の形式だけでなく、実際の働き方や報酬の支払い方といった実態を見て税務署は総合的に判断します。書類上だけ業務委託契約を取り交わして会社が負担すべき税金等を不当に減らす行為を防ぐためです。

「受注者が都合の悪い時に他人が代わって業務を行えるか」「働く時間や場所を会社側が一方的に指定していないか」という点や、「労働時間ではなく成果物に対して報酬が支払われるか」「業務に必要な道具を自前で用意しているか」といった点がチェックされます。

例えば労働時間が会社で細かく管理されており、業務に使う専用のパソコンやスマートフォンなども支給されている場合は要注意です。書類が業務委託でも実態は従業員と同じであると判定され、外注費ではなく給与とみなされるケースが多いです。

給与認定されるとどうなる？追徴課税リスク

税務調査で外注費が給与だと認定された場合、事業の存続を揺るがすような追徴課税を支払うリスクを背負うことになるかもしれません。消費税の控除が否認されるだけでなく、源泉所得税の徴収漏れや延滞税などの重いペナルティが一度に発生するからです。

企業が過去数年間にわたって外注費として処理していた数千万円の経費が全て給与とみなされると、数百万円単位の重い税金を数年前までさかのぼって一括納付しなくてはなりません。さらに社会保険への未加入まで指摘されると過去の社会保険料も企業負担となり、資金繰りに深刻なダメージが及びます。

一度でも問題視されると税務署からの信頼が大きく低下し、その後の税務調査が通常よりも厳しくなりやすいです。日頃から専門家としっかり連携し、現場の実態に即した正しい会計処理を行うことが大切です。

外注費を使うメリット

外部の専門家に仕事を依頼することは、新たな人材を一から教育する手間を省ける大きなメリットがあります。専門的な技術や知識を持つ人に業務を任せれば、育成にかかるコストや時間を大幅に削減できます。

例えば、自社で経験のないデザイン制作やシステム開発を外部委託することで、効率良く高品質な成果物を得られます。さらに煩雑なバックオフィス業務を外部委託すれば、主力事業に専念しやすい理想的な環境を作れます。

さらに外注費を使うと、以下のような金銭面・手続き面でのメリットも得られます。

社会保険の負担がない

外注費を利用すると、高額な社会保険料の支払いは通常不要になります。企業が従業員を直接雇用して毎月の給与を支給する場合、労使折半で社会保険料を納める義務が生じます。

そのため事業拡大のために人を新たに雇うほど、会社の固定的な支出はどんどん膨らんでしまいます。しかし外部委託契約に基づいて報酬を支払う場合、相手は自社の従業員ではないため社会保険に加入させる必要がありません。

会社が負担する社会保険料は年々増加傾向にあり、多くの経営者にとって非常に重い負担になっているのが実情です。雇用のリスクを長期的に抱えることなく、外注により事業に必要な労働力を適切に確保できる点は経営を安定させる上で大きな魅力です。

結果的にキャッシュフロー（お金の出入りの差額）が大きく改善し、浮いた資金を新たな設備投資や事業拡大に回せます。

年末調整が不要

従業員を多数雇用している場合、毎年年末に待ち受けているのが非常に煩雑な「年末調整」の業務です。給与を支給しているすべての従業員に対して、一年の所得税を正確に計算し直して過不足を精算しなければなりません。

毎年の年末調整は必要書類の配布・回収から始まり、生命保険料控除などの細かい確認作業に膨大な時間を奪われます。しかし業務委託という形で外部に外注費を支払う場合、この面倒な年末調整の手続きは発生しません。

外注先として仕事を受けた個人事業主や法人は、自分自身で確定申告を行って納税を済ませるため、自社の経理担当者が相手の所得額を再計算したり、源泉徴収税額を細かく調整したりする手間が省けます。

年末の忙しい時期に業務の負担を減らせるのは非常に大きなメリットです。例えば経理スタッフの残業代を大幅に削減できたり、決算準備などのメイン業務に集中できたりします。

外注費の仕訳例

日々の経理業務において外注費の仕訳処理で迷う方は多いです。そこで、ここでは外注費の仕訳例についてご紹介していきますので、ぜひ作業スピード改善の参考にしてみてください。

法人に外注費を支払う場合の基本的な仕訳

国内法人に通常の業務委託報酬を支払う場合は、原則として所得税の源泉徴収を行う必要がありません。税抜経理方式で適格請求書の要件を満たす課税仕入れである場合は、請求書に記載された金額を本体価格と仮払消費税等に分けます。

例えば外部の制作会社に新製品のパッケージデザイン業務を依頼して、契約通りの報酬である100,000円（税抜）を事業用の普通預金口座から振り込んで支払った場合を想定します。この場合は借方に費用の発生を示す「外注費100,000円」と「仮払消費税等10,000円」を記入し、貸方に資産の減少を示す「普通預金110,000円」を記載します。

このように取引先が法人である通常の業務委託では、源泉徴収に伴う預り金を使わずに処理できるケースが一般的です。清掃業者への委託料やコンサルティング費用など、法人相手の取引は日常的に発生しやすいため、この基本の仕訳をしっかりと覚えておきましょう。

個人に外注費を支払う場合の複雑な仕訳

フリーランスや個人事業主などの個人に対して特定の業務を依頼して報酬を支払う場合は、あらかじめ定められた計算式で所得税及び復興特別所得税を源泉徴収して国に納付する必要があります。雇用契約を結んでいない外部の協力者であっても、原稿執筆料といった一定の仕事は、源泉徴収の対象として所得税法で定められているからです。

例えば外部のライターに対して専門的なWeb記事の原稿料として100,000円（税込）を提示し、事業用の普通預金口座から税金を差し引いて振り込みで支払う場合の具体的な仕訳を考えてみます。消費税額が明確に区分されておらず、税込金額100,000円全体を源泉徴収の対象とする前提で説明します。

借方には発生した費用の総額である「外注費100,000円」を計上し、貸方には源泉徴収税額である「預り金10,210円」と、差し引き後に実際に支払う「普通預金89,790円」を分けて記載します。

原稿料など個人に支払う一定報酬の源泉徴収税額は、1回の支払金額が100万円以下の場合は「10.21％」を掛けた金額となり、100万円を超える場合は、100万円を超える部分に「20.42％」を掛けた金額に102,100円を加算して計算します。なお計算結果に1円未満の端数が生じる場合は、原則として切り捨てます。

源泉徴収の計算や記帳を間違えると後から修正のやり取りをする手間が発生するため、支払う前に貸方の合計額と借方の合計額が一致しているかを確認することが大切です。

外注費の注意点

ここでは、外注費を支払う際に気をつけるべき注意点を解説します。ぜひあなたの状況に照らし合わせて確認してみてください。

消費税がかかる

外部に業務を委託した際の外注費は、原則として消費税の課税仕入れに当てはまるために、適切に処理すれば消費税の支払額を抑えられます。

しかし2023年10月に始まったインボイス制度により、仕入税額控除には適格請求書が必要となりました。適格請求書発行事業者に支払う場合は、適格請求書をもらうことで仕入税額控除ができます。

取引先が免税事業者の場合、経過措置はあるものの原則として仕入税額控除は受けられません。特に個人事業主の中にはインボイス未登録の事業者もいるため、事前にインボイス登録の有無を確認しましょう。

また受け取った適格請求書は、7年間の保存が義務付けられています。これは発行日が属する課税期間の末日の翌日から2か月が経過した日から7年、というルールです。なお実態がないのに外注費として不適切に処理すると税務調査で指摘され、重いペナルティを受けるため注意しましょう。

個人への支払いは源泉徴収が必要な場合がある

仕事を依頼する相手が法人であれば、原則として源泉徴収の手間はかかりません。受け取った報酬に対して法人が自ら法人税等を申告し、国に税金を納める仕組みだからです。

しかし個人事業主やフリーランスに専門的な業務を依頼した場合は、業務内容によって源泉徴収の義務が生じます。原稿の執筆料やデザイン料などを個人に支払う際、報酬から天引きして国に納めなくてはなりません。

自社が源泉徴収義務者に当てはまるかの確認も、非常に大切です。従業員を1人でも雇って毎月給与を支払っている個人事業主や法人は、原則として源泉徴収義務者です。

従業員がいない個人事業主が税理士に報酬を支払う場合等は、源泉徴収の対象外です。対象業務なのに源泉徴収を忘れると、後からペナルティを受けるリスクがあるので注意しましょう。

発注時の内容によって給与になる場合がある

外注費として処理していた費用が税務調査で給与と見なされると、予想外の税金がかかるリスクがあります。契約書に業務委託と書かれていても、働き方の実態が従業員と同じなら税務署は給与と判定します。

会社側が細かく指示や監督を行わず、本人以外でも業務ができることが外注の前提です。例えば出勤時間や勤務場所が決められており、遅刻や早退などを管理される場合は給与と判断されやすくなります。

業務に必要なパソコンや工具などを会社側が提供しているケースも、雇用関係を疑われやすいです。また成果物が納品されなくても作業時間に応じて料金が支払われる場合は、給与となる可能性が高いです。

万が一給与に認定されると、過去にさかのぼって未納分の社会保険料の支払いを求められるため、企業の資金繰りに悪影響を及ぼしかねません。思わぬペナルティを防ぐために、実際の働き方が国税庁の公表する判断基準と一致しているかを確認することも大切です。

外注先から請求書を受け取る

外注費が給与とみなされるのを防ぐため、取引先から必ず請求書を送付してもらい証拠として残すことが大切です。自分で報酬を計算して請求書を発行している事実があると、外注先の独立した業務を証明しやすくなります。

請求書には発行者や受け取る事業者の名称をはじめ、取引年月日や取引内容、税率ごとの税込金額などを書いてもらいます。「〇〇時間分の報酬」のような給与と誤解される表現は避けて、「ホームページ作成一式」のように業務内容を具体的に書くことが望ましいです。

スムーズな請求業務を実現するには、業務内容や支払い条件を明確に決めた請負契約書を交わしておくのが効果的です。取引先から請求書が届かない場合は速やかに送付を促し、手元に保管する体制を整えましょう。

あわせて支払明細書を発行して事前に送付しておけば、不慣れな相手でも記載内容の相違やミスを減らせます。

外注費が給与と認定されるとどうなるか

外部の個人へ支払う報酬が「外注費」か「給与」になるかは、事業主にとって非常に悩ましい問題です。税務調査で給与だと指摘された場合にペナルティが課されるため、事前の対策が欠かせません。

以下では外注費が給与と認定された場合の影響や、争点になりやすいポイントを解説していきます。

過去にさかのぼって源泉所得税が徴収される

これまで見てきたように、外注費が給与とみなされた場合、本来支払うべきだった源泉所得税を過去の分まで納付する必要があります。特定の報酬を除いて原則として源泉徴収が不要な仕組みが外注費にはありますが、給与には源泉徴収義務があるからです。

例えば年間あたり420万円支払った外注費が給与になると、年間数十万円以上の源泉所得税が発生するケースは多いです。会社側が外注費として処理していても、雇用的な要素を含んでいると多額の追徴課税が発生する恐れがあります。

仕入控除が否認されて消費税の負担が増える

経費の扱いが給与に変わることで、消費税の仕入税額控除が否認されて税金の負担額が大きくなります。

例えば売上11万円（うち税1万円）で外注費5,500円（うち税500円）の場合、正しく控除できれば納付額は9,500円ですが、給与になると納付額は1万円です。先の例の420万円（税込）であれば、420万円×（10÷110）の計算で約38万円もの消費税を追加で支払います。

なお、ここでいう「110」は、本体価格100％に消費税10％を加えた税込金額を表しています。

加算税や延滞税などのペナルティが発生する

給与認定によって源泉所得税や消費税の不足が生じると、本税だけでなく、加算税や延滞税も問題になります。

消費税についてすでに申告していたものの、外注費として控除していた分が否認されて税額が増える場合には、基本的に過少申告加算税の対象になります。税務署からの調査の事前通知前に自主的に修正申告をした場合、過少申告加算税はかかりません。

一方、事前通知後に修正申告をした場合は原則5％、調査後に修正申告をした場合などは原則10％となり、追加で納める税額が一定額を超える部分については税率が上がるケースがあります。

申告義務があるにも関わらず申告をしていなかった場合には、無申告加算税が問題になります。令和6年1月1日以後に法定申告期限が到来するものについては、税務署の調査後に期限後申告をした場合などは、納付すべき税額のうち50万円までの部分は15％、50万円超300万円までの部分は20％、300万円を超える部分は30％の無申告加算税がかかる場合があります。

さらに、納付が遅れた期間に応じて延滞税も発生します。国税庁の公表情報では、令和8年1月1日から令和8年12月31日までの延滞税の割合は、納期限の翌日から2か月を経過する日までは年2.8％、2か月経過後は年9.1％です。

延滞税率は年によって変わるため、実際に計算する際は国税庁の最新情報を確認しましょう。

参照元：延滞税について｜国税庁

税務調査で争点となりやすい3つのポイント

税務調査では、以下のポイントが争点となりやすいです。

発注者が作業道具などを支給しているか

下請けの個人事業主に対し、業務に使う道具を発注者が用意していると給与とみなされやすいです。請負契約であれば、業務に必要な経費や専用の道具は受注者が自ら負担して用意するのが一般的だからです。

例えば建設現場で使うハンマーやドリルなどの作業道具を会社側が支給しており、後日になって給与だと認定されるケースがあります。当事者双方が請負契約だと認識していても、実態として発注元の会社が道具類を負担していると給与とみなされやすいため要注意です。

発注者が労働者の出勤記録を管理しているか

個人事業主の出勤日数や毎日の労働時間を、発注側がタイムカードなどで細かく管理しているかどうかも争点となりやすいです。勤務時間や場所が拘束されている状態は、雇用関係にある労働者と同じ働き方だと判断されやすいからです。

例えば宅配業の完全出来高制において、支払金額の計算の都合で出勤日数や配達ルートを管理していたところ、請負契約にふさわしくないと指摘された事例があります。業務の進め方や判断が個人に任されておらず、発注側の指揮監督下にあると判断されないように注意が必要です。

確定申告を事業所得と給与所得のどちらで行うか

業務を受注した側の個人事業主が、毎年の確定申告の際に受け取った報酬をどのように申告したかもチェックされます。

歩合制の請負契約だったにもかかわらず、本人が支払われた金額を給与だと税務署に伝えてしまうと、給与所得として扱われることも。契約書の内容だけでなく、受注者自身が業務の性質を正しく理解して確定申告することも大切です。

まとめ：外注費は正しく活用・計上しよう

この記事では外注費の基本や給与との違い、そして具体的な仕訳方法やインボイス制度への注意点などについて解説しました。実態が伴わない業務委託は給与と認定される危険がありますが、契約内容や働き方を正しく管理すれば、不安になりすぎる必要はありません。

適切な外注費の活用は社会保険料の削減や業務効率化につながり、メイン業務に集中しやすい環境も整えます。まずは既存の外部委託先の契約書や業務実態を見直し、適切な経理体制を整えてみてください。

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