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毎月末、大量の領収書の山と格闘していませんか？
のり付けされた領収書とExcelの画面を何度も見比べ、金額の入力ミスがないか神経をすり減らす。小口現金の残高が合わず、原因を探すのに時間を溶かしてしまう…。
そのような経費精算業務に追われ「もっと大切な仕事に時間を使いたいのに…」と感じているなら、法人カード一枚で解決できる場合があります。
本記事では、法人カードで経費精算を効率化できる理由や経営上のメリット、導入前に知っておくべき注意点を解説します。
法人カードでできる効率化や、あなたの事業にとって最適な一枚の選び方までお伝えするので、最後までお読みください。
| ▼この記事を読んで分かること ・経費精算が効率化できる4つの理由 ・経費精算を効率化する以外の経営上のメリット ・導入前に知っておくべき注意点 ・自社に最適な法人カードの選び方 |
- 経費精算や確定申告の際の負担が軽減され経費管理が簡単になる
- ビジネスに役立つ商品やサービス、旅行などポイントプログラムが充実
- 空港ラウンジの無料利用や旅行保険、24時間対応のコンシェルジュサービスなどビジネスサポートや特典が満載
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法人カードで経費精算が効率化できる理由
法人カードを導入すると、経費精算が以下の理由から効率化できるようになります。
| ▼法人カードで経費精算が効率化できる理由 理由①｜申請・承認・精算のフローがシンプルになるから 理由②｜経費精算システムと自動で連携できるから 理由③｜経費の利用状況が可視化できるから 理由④｜紙の作業から解放されるから |
それぞれ見ていきましょう。
理由①｜申請・承認・精算のフローがシンプルになるから
経費生産に法人カードを導入する最大のメリットは、従業員による「現金の立て替え」と、経理担当者の「小口現金管理」が不要になることです。これまで当たり前だった煩雑な業務フローが、劇的にシンプルになります。
出張や接待費などを法人カードで支払うことにより、従業員は一時的にせよ自腹を切る必要がありません。高額な立替による金銭的な負担や、精算が遅れることに対するストレスから解放されます。
また、経費精算ができるシステムと連携すれば、カード決済直後にスマホで領収書の写真を撮り、数タップで申請を完了させることも可能です。
この結果、経理担当者は小口現金の残高確認や補充、従業員一人ひとりへの銀行振込といった、作業の必要がなく、組織全体の生産性が向上します。
理由②｜経費精算システムと自動で連携できるから
法人カードは、経費精算システムと連携すると、より便利に活用できます。カードの利用データが自動でシステムに反映されるため、手作業による入力業務がほぼありません。
自動化されることで、入力ミスや意図的な金額の書き換えといったヒューマンエラーや不正のリスクを根本からなくせます。経理担当者が行っていた、申請書と領収書の突合作業や、ミスによる差し戻しの手間も大幅に削減できるようになります。
また、多くの経費精算システムは会計ソフトとも連携可能です。アメックスビジネスカードの場合、主に下記と連携できるようになります。
- マネーフォワードクラウド経費
- 楽楽精算
- Concur Expense（コンカーエクスペンス）
- 経費BANK
- Spendia（スペンディア）
承認された経費データをボタン一つで会計ソフトに送れば、面倒な仕訳入力まで自動で完了します。
理由③｜経費の利用状況が可視化できるから
現金精算では難しかった「経費のリアルタイムな可視化」を実現できるのが、法人カードの大きな強みです。すべての利用履歴がデータとして記録され、管理画面で一元的に把握できます。
「誰が・いつ・どこで」経費を使ったかが即座に分かるため、経費利用の透明性が飛躍的に向上します。この見られている緊張感は、不必要な経費利用や私的利用を未然に防ぐ強力な抑止力です。
また、蓄積されたデータは、経営にも役立ちます。部署やプロジェクトごとのコストを簡単に分析できるため、的確に予算を管理できます。
個人事業主の方にとっても、事業用の支出が明確に分離されるため、面倒な仕分け作業から解放される点がメリットです。
理由④｜紙の作業から解放されるから
法人カードと経費精算システムを組み合わせることで、経理業務における「紙の作業」を根本からなくすことができます。電子帳簿保存法の要件を満たせば、原則として紙の領収書を保管する必要がなくなるからです。
従業員は、受け取った領収書を台紙に糊付けする代わりに、スマホで撮影してデータで提出するだけで済みます。そのため、月末に経理部門に集まっていた大量の紙の書類は一掃されます。
当然、ファイリングの手間や、書類保管に必要なキャビネットや倉庫スペースも不要です。税務調査で過去の証憑が必要になった際も、データ検索で一瞬で見つけ出せるようになります。
経費精算以外で法人カードがもたらすメリット
法人カードの価値は、経費精算の効率化だけにとどまりません。ここでは、経費精算の効率化の先にある、経営上の下記のメリットを解説します。
| ▼経費精算以外で法人カードがもたらすメリット メリット①｜キャッシュフローが改善する メリット②｜経費の透明性が高まりガバナンスを強化できる メリット③｜ポイント還元や付帯サービスで経費を削減できる |
順番に確認しましょう。
メリット①｜キャッシュフローが改善する
法人カードの導入は、会社のキャッシュフロー（現金の流れ）を劇的に改善する効果があります。
まず、従業員が立て替えた経費をその都度精算する必要がなくなり、カード会社への支払日に一本化されます。支払いを月に一度に集約できることにより、支払いのタイミングをコントロールしやすくなるのが大きなポイントです。
特に、高額な広告費や機材購入など、突発的な支払いが発生した際に実際の支払いを翌月以降に先延ばしにできます。
そのため、手元の現金を心配することなく、カード決済が可能です。
また、カードの締め日から実際の引き落とし日までは、通常1ヶ月以上の猶予があるため、資金繰りに大きな余裕が生まれキャッシュフローが改善していきます
その結果として、事業成長のために投資しやすくなるのはメリットです。
メリット②｜経費の透明性が高まりガバナンスを強化できる
法人カードの導入は、経費の不正利用を未然に防ぎ、組織全体のコスト意識を高めるなど、会社のガバナンス（企業統制）強化につながります。
その理由は、経費利用の「透明性」が飛躍的に向上するからです。「誰が・いつ・どこで・何に」といったお金を使ったデータが記録されるため、経営者や経理担当者はいつでも詳細を確認できます。
この「見られている」という健全な緊張感が、不正や私的利用への強力な抑止力として機能します。
また、従業員ごとに追加カードを発行し、役職に応じて利用上限額を個別に設定できる機能も、ガバナンス強化に不可欠です。
メリット③｜ポイント還元や付帯サービスで経費を削減できる
法人カードの導入は、間接的なコスト削減だけでなく、直接的な経費削減もできます。その源泉となるのが「ポイント還元」と「付帯サービス」です。
多くの法人カードにはポイントがあり、納税や公共料金、仕入れなどの支払いをカードに集約することで、多く貯まります。貯まったポイントを航空券やオフィス用品に交換すれば、本来現金で支払うはずだった経費を削減できます。
また、ビジネスに活用した付帯サービスも魅力的なポイントです。例えば、以下のようなサービスが付帯しているカードがあります。
- 国内外の空港ラウンジの無料利用
- 出張時の手荷物無料宅配サービス
- 接待に利用できるレストランの優待や予約代行
- 会計ソフトや福利厚生サービスの割引優待
これらのサービスを個別に契約するコストを考えれば、法人カードを持つこと自体が、賢い経費削減の方法と言えます。
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法人カードで経費精算をする際の注意点
法人カードは経費精算を劇的に効率化しますが、導入前に知っておいた方がいい注意点も存在します。特に注意すべきは、下記5点です。
| ▼法人カードで経費精算をする際の注意点 注意点①｜年会費がかかる法人カードが多い 注意点②｜原則1回払いとなる 注意点③｜キャッシングに対応していないカードもある 注意点④｜個人カードよりもポイント還元率が低い 注意点⑤｜利用者ごとに利用限度額が決められる |
メリットだけでなく、これらの注意点も理解した上で自社に合ったカードを選ぶことが、導入成功の鍵と言えます。
注意点①｜年会費がかかる法人カードが多い
個人向けカードとは異なり、法人カードは年会費がかかるのが一般的です。
年会費無料のカードも一部存在しますが、付帯サービスや利用限度額が限定的であるケースが多くなります。そのため、ビジネスで本格的に利用するには、物足りない場合があります。
ただし、法人カードの年会費は、全額経費として計上可能です。年会費というコストだけでなく、業務効率化や付帯サービス、ポイント還元といったリターンを総合的に考慮しましょう。
注意点②｜原則1回払いとなる
法人カードの支払い方法は、基本的に「1回払い」のみです。個人カードで一般的な分割払いやリボ払いには対応していないケースがほとんどです。
そのため、一度にまとまった額の支払いになるため、個人カードと同じ感覚で、分割払いを前提とした資金計画を立てないようにしましょう。
原則1回払いは、健全なキャッシュフローを維持する上ではメリットですが、高額な設備投資や機材購入をする際は注意する必要があります。
引き落とし日に口座の残高が不足しないよう、高額な決済をする際は、事前に資金計画を立てておくことが大切です。
注意点③｜キャッシングに対応していないカードもある
急な出費で現金が必要になった際に、キャッシング機能は便利です。
しかし、法人カードには付帯していない、あるいは付帯していても別途申し込みが必要な場合があります。
そのため「いざと言うときに現金を引き出せるだろう」と考えていると、必要な場面で対応できない場合があります。
特に海外出張で、現地通貨が急に必要になる場面には注意が必要です。導入を検討しているカードがキャッシングに対応しているか、事前に必ず確認しておきましょう。
注意点④｜個人カードよりもポイント還元率が低い
一般的に、法人カードのポイント還元率は、個人向けの高還元率カードに比べて低めに設定されている傾向があります。ポイント還元率だけを重視すると、物足りなく感じるかもしれません。
しかし、法人カードは広告費や仕入れ、税金の支払いなど、個人カードとは比較にならないほど決済額が大きくなります。そのため、還元率が低くても、結果的に貯まる総ポイント数は多くなるケースがほとんどです。
また、単純なポイント数だけでなく、ビジネスに役立つ豊富な付帯サービスなど、総合的な価値で判断することが大切です。
注意点⑤｜利用者ごとに利用限度額が決められる
従業員に追加カードを発行する場合、不正利用防止や予算管理の観点から、利用者ごとに適切な利用限度額を設定する必要があります。
この設定や管理に多少の手間がかかる点は、デメリットと感じるかもしれません。
また、限度額を低く設定しすぎると、出張先での急な支払いに対応できないケースが想定されます。決済ができないと、単に支払いが滞るだけでなく、取引先との関係性やプロジェクトの進行にまで影響する恐れもあります。
そのため、役職や業務内容に応じて限度額を柔軟に見直すことが重要です。
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- ビジネス・マッチングで新たな販路開拓
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法人カードを導入し経費精算をするまでの流れ
ここでは、法人カードを申請してから、実際に経費精算のフローが完了するまでを、具体的な7つのステップに分けて解説します。
| ▼法人カードを導入し経費精算をするまでの流れ ステップ①｜法人カードの申請 ステップ②｜審査後にカードの受け取り ステップ③｜経費精算ツールと連携 ステップ④｜法人カードで支払い ステップ⑤｜経費精算書を提出 ステップ⑥｜承認者が内容を確認し承認 ステップ⑦｜経理担当が会計処理を実施 |
「法人カードを導入したいけれど、何から手をつければいいか分からない…」
そのように感じる方もいるかもしれませんが、導入から実際の運用までの流れは、ポイントさえ押さえれば決して難しくはありません。
ステップ①｜法人カードの申請
まずは、自社に合った法人カードを選び、申し込みの手続きをします。多くのカードは、オンラインまたは、郵送の申し込み書で手続きが可能です。
申し込みの際は、下記の書類を準備することをおすすめします。
- 法人の口座情報
- 代表者の本人確認書類
- 会社の確認書類（履歴事項全部証明書など）
設立間もない企業の場合は、事業計画書の提出を求められる場合もあります。
例えば、アメックス・ビジネス・カード（アフィリリンク）は、スタートアップや個人事業主の方でも申し込みやすいです。オンラインで申し込みが完結し、必要書類もシンプルなので、忙しい経営者でも手間なく手続きを進められます。
ステップ②｜審査後にカードの受け取り
申し込みが完了すると、カード会社による所定の審査が実施されます。申し込み内容に不備がないか、提出された書類に間違いがないかなどが確認されます。
この期間は、カード会社からの連絡を見逃さないように注意しておきましょう。無事に審査を通過すると、カードが会社の登記住所宛に郵送されます。
カードを受け取ったら裏面に署名し、同封されている書類で利用限度額などを確認することをおすすめします。
ステップ③｜経費精算ツールと連携
法人カードの効率性を最大限に引き出すには、経費精算システムとの連携が不可欠です。カードが手元に届いたら、すぐに連携しましょう。
自社で利用している経費精算システムに、受け取った法人カードの情報を登録します。次に、API連携（データ連携の仕組み）を設定し、カードの利用明細がシステムに自動で取り込まれる状態にします。
この時、会計ソフトとの連携設定も同時に進めておくと、後々の経理処理が一層スムーズです。この一手間が、将来の業務時間を大きく削減してくれます。
ステップ④｜法人カードで支払い
ここからが実際の運用フェーズです。従業員は、出張時の交通費や宿泊費、取引先との接待費、オフィスの備品購入といった経費を、現金ではなく法人カードで支払います。
法人カードがあることで、従業員は高額な経費を一時的に立て替えたり、その都度仮払い申請をしたりする必要がありません。
支払いの際に受け取った領収書やレシートは、電子帳簿保存法の要件に沿って運用することが重要です。
スマホやタブレットなどで撮影して画像データとして保存し、紙の原本は破棄できる体制を整えると、社内のペーパーレス化につながります。その結果、業務効率が飛躍的に向上します。
ステップ⑤｜経費精算書を提出
従業員は、経費精算システム上で経費を申請します。システムには法人カードの利用明細が自動で取り込まれているため、日付や金額、利用店舗といった情報を手入力する必要は一切ありません。
従業員がやるべきことは、表示された明細データの中から申請したいものを選び、社内ルールで定められた情報を追記するだけです。
会社によっては、ほかにもプロジェクト名などを入力する必要がありますが、いずれも簡単な操作で済みます。社内ルールで定められた情報を入力して、申請ボタンをクリックすれば提出は完了です。
このような申請プロセスの簡略化により、申請書作成にかかる時間が大幅に短縮されるほか、入力ミスも防げます。
ステップ⑥｜承認者が内容を確認し承認
次に、従業員の上長など、承認者が申請内容を確認・承認します。
部下から紙の申請書が回ってくるのを待つ必要はありません。システム上で申請が提出されると承認者に通知が届き、PCやスマホから内容をチェックできます。
画面上で、カードの利用明細と添付された領収書データに相違がないか、申請内容は社内ルールに沿っているかなどを確認します。問題がなければ、承認ボタンをクリックするだけです。
このシンプルな承認フローで、完結します。外出先や移動中でも手軽に承認作業が進められるため、経費精算のボトルネックになりがちだった「承認待ち」による遅延を防止できます。
ステップ⑦｜経理担当が会計処理を実施
最後に、承認済みのデータを経理担当者が会計処理します。このステップが経費精算フローの最後です。
経理担当者は、承認された経費データをシステム上で最終確認します。内容に問題がなければ、連携している会計ソフトへ仕訳データを連携させることで、帳簿への計上は完了です。
これまでのように、従業員一人ひとりへ現金を手渡したり、銀行振込を行ったりする作業は発生しません。カードの利用代金は、月に一度、指定の法人口座から一括で引き落とされるため、支払い業務も大幅に簡略化されます。
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経費精算にぴったりの法人カードの選び方
経費精算を効率化し、事業成長につなげるためには、以下の3つの視点で自社に最適な一枚を選ぶことが重要です。
| ▼経費精算にぴったりの法人カードの選び方 選び方①｜ブランドイメージが良い 選び方②｜ビジネスに活用できる付帯サービスが存在する 選び方③｜従業員カードを複数枚発行できる |
単にカードのスペックを比較するのではなく「カードを導入することで、会社としてどのような価値を得たいか」という視点に立つことが不可欠です。 それぞれの選び方について、詳しく見ていきましょう。
選び方①｜ブランドイメージが良い
法人カードは、単なる決済ツールではなく、会社の「顔」としての役割も担います。
特に、重要な取引先との会食や海外出張といった場面では、大切です。ステータスの高いカードを提示することで、企業の安定した経営基盤と信用力を示す無言のメッセージとなります。
法人カードは、信頼関係の構築をスムーズにする投資です。質の高いカードを会社から支給されることは、従業員のモチベーション向上にもつながります。
企業のブランドイメージを補完し、ビジネスを円滑に進めるためにも、カードの持つブランドイメージは重要な選択基準の一つです。
選び方②｜ビジネスに活用できる付帯サービスが存在する
年会費やポイント還元率も大切ですが、それ以上に「自社のビジネスに役立つサービスが付帯しているか」という視点が重要です。サービスをうまく活用すれば、年会費を上回るコスト削減や業務効率化ができるようになります。
例えば、国内外に出張が多い企業であれば、空港ラウンジの無料利用や、手厚い海外旅行傷害保険が付帯しているカードがおすすめです。出張の快適性が向上し、別途保険に加入する手間とコストも削減できます。
また、多くの法人カードには、クラウド会計ソフトの利用料割引や、サーバー、ドメイン費用の割引などの優待プログラムも用意されています。
選び方③｜従業員カードを複数枚発行できる
経費精算の効率化を組織全体で実現するためには、従業員用の追加カードが発行できることが必須条件です。
事業規模や経費を利用する従業員の人数に合わせて、必要な枚数のカードが発行できるかを確認しましょう。将来的な人員増加も見越しておくことが大切です。
また、カードによっては、追加カードの年会費が無料、もしくは割安に設定されている場合があります。複数枚発行する際には、この点がトータルのランニングコストに大きく影響します。
営業で車を頻繁に利用する企業の場合、追加カードに紐づいたETCカードを複数枚発行できると、車両ごとの経費管理が楽です。
まとめ：経費精算を効率化するために法人カードをつくろう
会社の経費精算業務は、法人カードの導入で効率化できます。
従業員の立替払いや現金管理の手間を省き、申請・承認・精算のプロセスがシンプル化されます。経費精算システムと連携すれば、入力ミスや不正のリスクも排除し、ペーパーレス化も実現可能です。
また、法人カードはキャッシュフローの改善や、経費利用の透明化によるガバナンス強化といった、メリットも多岐にわたります。
ぜひ、これらのメリットを考慮し、自社に最適な一枚を見つけて、経費精算業務の改善と事業成長を加速しましょう。
- 経費精算や確定申告の際の負担が軽減され経費管理が簡単になる
- ビジネスに役立つ商品やサービス、旅行などポイントプログラムが充実
- 空港ラウンジの無料利用や旅行保険、24時間対応のコンシェルジュサービスなどビジネスサポートや特典が満載
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執筆者名山田雄一
フリーランスライター4年、日商簿記検定2級、3級ファイナンシャル・プランニング技能士
編集企画CWパートナーシップ・フリサプ編集チーム
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